Retainer

Ein Retainer ist ein Projekt, das du mit einer festen Pauschale pro Monat abrechnest. Die Pauschale kann für sich stehen oder ein Stundenkontingent abdecken; die Stunden darüber werden dann zusätzlich berechnet. docket fragt nicht nach einer „Projektart“: Der Retainer ist ein Schalter am Projekt, und dasselbe Projekt kann daneben Angebote und Rechnungen nach Aufwand haben.

Einrichten

Schalte im Formular des Projekts (beim Anlegen oder später unter Einstellungen) Dieses Projekt ist ein Retainer ein und trage ein:

• Abrechnung: Monatlich oder Quartalsweise. Ein Quartal sind drei Monate, gezählt ab dem Monat, in dem der Retainer beginnt: Beginn im August heißt August bis Oktober, dann November bis Januar.
• Monatspauschale bzw. Quartalspauschale: netto, für einen Abrechnungszeitraum.
• Beginn und, wenn der Vertrag eines hat, Ende. Ohne Ende läuft er, bis du eines setzt.
• Kündigungsfrist in Monaten, wenn docket zeigen soll, bis wann gekündigt werden muss.
• Stunden über dem Kontingent abrechnen: standardmäßig an.

Unter Kontingent trägst du ein, wie viele Stunden die Pauschale abdeckt, je Monat oder je Quartal. Bleibt das Feld leer, gilt das Budget des Projekts, wenn es Stunden pro Monat ist (bei einem Quartal drei Monate davon). Ohne beides wird nur die Pauschale berechnet.

Was jeder Monat zeigt

Unter Controlling listet das Projekt seine Monate: die gebuchten Stunden, das Kontingent, was darüber liegt und was übrig blieb. Nicht genutzte Stunden verfallen: Jeder Monat beginnt bei null, nichts wird übertragen.

Es zählt nur Zeit auf abrechenbaren Leistungen.

Die Rechnung des Monats

docket rechnet im Nachhinein ab. Ist ein Monat oder ein Quartal vorbei, zeigen ihn der Tab Auftragswesen des Projekts und die Übersicht Auftragswesen des Workspace als fällig, mit Rechnungsentwurf anlegen. Der Entwurf enthält:

• eine Zeile mit der Monatspauschale, unter einer Position, die den Monat nennt;
• bei einem Kontingent, dessen Mehraufwand berechnet wird: eine zweite Position mit den Stunden darüber, eine Zeile je Zeiteintrag zu den Sätzen des Projekts. Der Eintrag, der das Kontingent überschreitet, wird mit dem Teil darüber berechnet.

Es ist ein Entwurf wie jeder andere: Ändere ihn, ergänze Zeilen, dann veröffentliche ihn. Sein Lieferdatum ist der letzte Tag des Monats. Die Zeiteinträge des Monats gehören jetzt zu dieser Rechnung und sind gesperrt, damit sie nicht noch einmal nach Aufwand berechnet werden (siehe Abrechnung nach Aufwand). Löschst du den Entwurf oder stornierst die Rechnung, ist der Monat wieder fällig.

Beginnt oder endet ein Retainer mitten im Monat, wird für diesen Monat die volle Pauschale berechnet. Ändere den Betrag im Entwurf, wenn ihr es anders vereinbart habt.

Im Forecast

Jeder Monat der Laufzeit, der noch keine Rechnung hat, zählt im Forecast mit seiner Pauschale, in diesem Monat, als bestätigter und noch nicht berechneter Umsatz. Hat der Monat seine Rechnung, zählt stattdessen die Rechnung. Ein Retainer ohne Ende zählt bis zum Ende des gezeigten Jahres.

Einen Retainer unterwegs ändern

• Eine neue Pauschale gilt für die Entwürfe, die du von da an anlegst. Geschriebene Rechnungen bleiben.
• Später einschalten, mit einem Beginn in der Vergangenheit, macht jeden Monat seitdem fällig. Lege die Entwürfe an, die du willst, und lösche die übrigen, oder setze den Beginn auf den ersten Monat, den du berechnen willst.
• Ein Ende setzen oder den Retainer ausschalten beendet weitere Monate. Was berechnet ist, bleibt.
• Von monatlich auf quartalsweise wechseln (oder zurück) zählt die Zeiträume neu ab dem Beginn. Monate, die schon eine Rechnung haben, kennt die neue Zählung nicht: Setze den Beginn auf den ersten Monat, der noch nicht berechnet ist.
• Das Kontingent ändern (oder das Budget, das dafür einspringt) gilt für jeden Monat, der noch keine Rechnung hat: Auch vergangene Monate werden gegen die neue Zahl gerechnet.

Verwandt: Der Abrechnungszyklus · Projekte, Leistungen und Kunden