E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD)

In einem Workspace in Deutschland ist jede Rechnung auch eine E-Rechnung, und zwar doppelt: Beim Veröffentlichen schreibt docket neben das PDF eine XRechnung (den deutschen Standard, EN 16931), und das PDF selbst wird ein ZUGFeRD-PDF, das dieselben Daten in sich trägt. Es sieht aus wie jedes PDF; Buchhaltungssoftware, die ZUGFeRD liest, übernimmt die Zahlen daraus. docket bewahrt beides so auf, wie es rausging, und beides nennt dieselben Positionen, dieselbe USt. und dieselben Summen wie die gedruckte Rechnung, auf den Cent. Deutsche Unternehmen müssen Rechnungen an andere Unternehmen im Inland ab 2027 (über 800.000 € Umsatz) bzw. 2028 (alle) so stellen; jedes der beiden Formate zählt.

Wo du sie findest

• Die ZUGFeRD-Daten stecken im PDF der Rechnung, wo immer du es herunterlädst oder verschickst.
• Die XRechnung in der Rechnung: E-Rechnung (XML) neben Vorschau.
• In der Liste des Abrechnungszyklus: ⋯ → E-Rechnung herunterladen (XML).
• Als Anhang der Mail, die docket beim Veröffentlichen an die Follower schickt.
• Im Workspace-Export neben dem PDF jeder Rechnung.

Rechnungen, die vor den E-Rechnungen veröffentlicht wurden, behalten nur ihr PDF. Entwürfe zeigt die Vorschau als normales PDF.

Was das Veröffentlichen braucht

Eine E-Rechnung muss mehr nennen als ein PDF. Solange sie sich nicht schreiben lässt, wird das Veröffentlichen mit einer Liste dessen abgelehnt, was fehlt.

Administration → Einstellungen → Rechnungsstellung: - Firmenname, Straße und Hausnummer, Postleitzahl und Ort: Dein Briefkopf druckt sie, die E-Rechnung nennt dich damit als Verkäufer. Weitere Zeilen im Briefkopf (E-Mail, Telefon, Website) stehen darunter. - Steuernummer oder USt-IdNr.; Reverse Charge braucht die USt-IdNr. - IBAN (und BIC): wohin die Rechnung bezahlt werden soll. - Unter E-Rechnung dein Ansprechpartner mit Telefon des Ansprechpartners und E-Mail des Ansprechpartners: wen die Buchhaltung des Kunden zu einer Rechnung erreichen kann. Das ist euer eigener Kontakt, nicht der beim Kunden.

Die Adresse des Kunden (Administration → Kunden → Adressen): PLZ, Ort, Land und eine Rechnungs-E-Mail, an die der Kunde E-Rechnungen bekommt. Ohne sie gilt die E-Mail-Adresse beim Kunden selbst. Die E-Mail eines Ansprechpartners beim Kunden zählt nicht: Eine E-Rechnung geht an das Rechnungspostfach der Firma.

Die Käuferreferenz

Jede XRechnung trägt eine Käuferreferenz, damit der Kunde sie intern zuordnen kann. docket nimmt, in dieser Reihenfolge:

1. die eigene Käuferreferenz der Adresse: bei einem öffentlichen Auftraggeber die Leitweg-ID, die er dir genannt hat (die E-Rechnung geht dann an diese Leitweg-ID);
2. die Bestellnummer des Abrechnungszyklus: ein Zusatzfeld mit einem Namen wie „PO“ oder „Bestellnummer“;
3. die Kundennummer.

Österreich und die Schweiz

Dort verlangen nur öffentliche Auftraggeber E-Rechnungen, in Formaten, die docket nicht verschickt (ebInterface oder Peppol in Österreich, eBill in der Schweiz). docket schreibt trotzdem das XML des EU-Standards (EN 16931, ohne die deutschen Regeln der XRechnung), wenn die Rechnung alles dafür hat: Firmenname, Postleitzahl und Ort, die IBAN, die USt-IdNr. oder Steuernummer und das Land des Kunden. Es liegt dann wie in Deutschland unter E-Rechnung (XML); sonst wird die Rechnung ohne veröffentlicht. Abgelehnt wird dafür nie etwas, und das PDF bleibt ein normales PDF.