Schnellstart: Leistungen, Kunden & Projekte

Zeiterfassung, Budgets, Angebote und Rechnungen bauen auf drei Dingen auf. Richte sie in dieser Reihenfolge ein:

1. Leistungen: was du verkaufst, zu welchem Tagessatz.
2. Kunden: an wen du verkaufst, mit Sonderpreisen, falls vereinbart.
3. Projekte: die Arbeit, die einen Kunden mit deinen Leistungen verbindet.

1. Leistungen

Eine Leistung ist eine Art von Arbeit mit einem Tagessatz, z. B. „Senior Developer, 1.200 €“. Jede Leistung gehört zu einer Leistungskategorie (z. B. Development, Design), lege also zuerst die Kategorien an. Beides verwaltest du unter Administration → Leistungen (nur Admins).

• Jeder Zeiteintrag braucht eine Leistung. Deren Satz × gebuchte Zeit ergibt den Umsatz des Eintrags.
• Jedes Teammitglied hat eine Leistung als Expertise, also seinen Standardsatz (verwendet z. B. beim Zeitimport aus Jira). Ein neuer Workspace startet mit der Leistung „Managing Director“, damit der erste Account sofort funktioniert. Ersetze oder ergänze sie durch deine echte Preisliste.
• Markiere eine Leistung als nicht abrechenbar für interne Arbeit wie Verwaltung, Vertrieb, Weiterbildung oder interne Projekte. Er hat keinen Satz und kann nicht auf Angebote oder Rechnungen. Darauf gebuchte Zeit zählt als Stunden (in Stundenbudgets und in der Kapazität), aber mit 0 € in Umsatz, Controlling und Kundenreports. Arbeit für einen Kunden, die du bewusst nicht berechnest, ist etwas anderes: Dort bleibt die Leistung abrechenbar.
• Archiviere Leistungen, die du nicht mehr verkaufst. Ihre Historie bleibt erhalten.

2. Kunden

Ein Kunde umfasst das Unternehmen, seine Adressen (für Angebote und Rechnungen) und seine Kontakte.

Hast du mit einem Kunden Sonderpreise vereinbart, hinterlege kundenspezifische Sätze beim Kunden. Seine Projekte rechnen dann mit diesen Preisen statt mit deinen Standardsätzen, außer ein Projekt setzt eigene.

Kunden haben außerdem Zuweisungen: Ein Nutzer mit der Rolle Zeiterfasser sieht nur Projekte von Kunden (oder Projekte), denen er zugewiesen ist.

3. Projekte

Ein Projekt gehört zu genau einem Kunden und bekommt eine Projektnummer (PNR), die dir auf Zeitreports, Rechnungen und anderswo begegnet.

Ein neues Projekt bringt Planungs-Boards und ein erstes Ticket „Allgemein / Briefing“ mit. So lässt sich Zeit buchen, bevor es echte Tickets gibt.

Am Projekt legst du fest:

• Budget: in Stunden oder als Betrag, für das ganze Projekt oder pro Monat (für Retainer). Ein Betragsbudget zählt den Wert der gebuchten Zeit und die Fremdkosten des Projekts. Ein Stundenbudget zählt die gebuchten Stunden; die Fremdkosten stehen daneben, gemessen an dem, was die bestätigten Angebote verkauft haben. Überzogen ist ein Budget, sobald eins davon über 100 % liegt. Ein Monatsbudget zählt den laufenden Monat.
• Projektsätze: überschreiben Leistungssätze nur für dieses Projekt, etwa bei einem Festpreis oder einem einmaligen Rabatt.

Wie Sätze weitergegeben werden

Bucht jemand Zeit, nimmt docket für die gewählte Leistung den spezifischsten Satz:

1. Projektsatz, falls für dieses Projekt festgelegt
2. Kundensatz, falls mit diesem Kunden vereinbart
3. Account-Standard, der normale Tagessatz der Leistung

Jeder Zeiteintrag speichert den Satz, der bei der Buchung galt, und der Umsatz wird daraus berechnet (Tagessatz ÷ 8 Stunden). Das Controlling zeigt also echtes Geld, keine Näherung.

Ändert sich ein Satz später, behalten bestehende Einträge ihren alten. Hakst du beim Speichern Bestehende Zeiteinträge aktualisieren an (an der Leistung, am Kunden oder im Projekt), rechnet docket die Einträge mit dem neuen Satz neu, auch ältere. Ausgestellte Rechnungen bleiben, wie sie sind.

Checkliste für die erste Stunde

1. Administration → Leistungen: Kategorien und Leistungen mit echten Tagessätzen anlegen.
2. Administration → Nutzer: jedem Teammitglied seine Expertise (Leistung) geben.
3. Administration → Kunden: den ersten Kunden mit Rechnungsadresse anlegen, dazu Sondersätze, falls vereinbart.
4. Projekte → Projekt anlegen, Budget setzen, Sätze prüfen.
5. Einen ersten Zeiteintrag auf das Briefing-Ticket buchen und dann unter Projekt → Controlling die Zahlen ansehen.