Fremdkosten

Kaufst du etwas für ein Projekt ein (Freelancer, Stockfotos, Druck, Hosting), ist die Lieferantenrechnung eine Fremdkosten-Position. In docket erfasst, erscheint sie im Controlling des Projekts neben den gebuchten Stunden, und die Marge bleibt ehrlich.

Fremdkosten findest du unter Auftragswesen → Fremdkosten. Nur Projektmanager und Admins können sie sehen und löschen.

Eine Lieferantenrechnung erfassen

Jede Fremdkosten-Position braucht:

• einen Lieferanten (wähle einen aus oder tippe einen neuen Namen, um ihn anzulegen); die Rechnungsnummer muss pro Lieferant und Steuersatz eindeutig sein, damit dieselbe Rechnung nicht doppelt erfasst wird,
• die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum,
• den Nettobetrag, den Steuersatz und die Steuer, wie sie auf der Rechnung steht (docket rechnet sie aus Betrag und Satz vor, bis du sie einträgst),
• die Rechnungsdatei (PDF), sie ist Pflicht.

Optional legst du eine verantwortliche Person fest. Sie bekommt eine E-Mail, wenn ihr die Kosten zugewiesen werden, und jedes Mal, wenn die Verantwortung wechselt.

Rechnungen in anderer Währung

Wähle die Währung der Rechnung und trage ihren Nettobetrag so ein, wie er dort steht. docket rechnet den Nettobetrag zum EZB-Referenzkurs des Rechnungsdatums in die Währung deines Workspaces um (am Wochenende oder Feiertag zum Kurs des letzten Arbeitstags). Deine Bank oder Karte hat vielleicht etwas mehr oder weniger abgebucht: Kennst du diesen Betrag, trag ihn stattdessen ein, docket behält ihn. Controlling und Budgets rechnen immer mit dem Betrag in der Workspace-Währung.

Aus der Rechnung ausgefüllt

Enthält das PDF eine E-Rechnung (ZUGFeRD, Factur-X oder XRechnung), füllt docket Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Nettobetrag und Steuersatz aus, sobald du die Datei auswählst. Einen Lieferanten, den docket noch nicht kennt, legt es an. Felder, die du schon ausgefüllt hast, bleiben, wie sie sind.

Für andere Rechnungen kann ein Admin unter Administration → Integrationen → KI das Auslesen mit KI einschalten (Lieferantenrechnungen mit KI lesen). Klickst du unter der Datei auf Mit KI auslesen, liest die KI die Rechnung und füllt die Angaben aus. Prüfe sie vor dem Speichern. Auf Wunsch wird so jeder Upload ausgelesen.

Welche KI liest, legst du an derselben Stelle fest. Standard ist Mistral, ein KI-Anbieter in der EU, über docket, im monatlichen KI-Kontingent des Workspaces (gemeinsam mit der Zeiterfassung mit KI; brauchst du mehr, schreib uns an info@docket.rocks). Mit einem eigenen API-Key von Mistral, OpenAI oder Anthropic gehen die Rechnungen stattdessen an dein Konto dort, unter deinem Vertrag mit dem Anbieter und ohne Monatsgrenze in docket. docket prüft den Key beim Speichern und speichert ihn verschlüsselt. Auch jeder andere Dienst mit OpenAI-kompatibler Schnittstelle geht (eigener Server, Azure OpenAI, IONOS …): Wähl Anderer OpenAI-kompatibler Dienst und trag seine Adresse (bis /v1) und das Modell ein. So ein Dienst liest den Text eines PDFs, ein Scan ohne Textebene lässt sich damit nicht lesen.

Eine Rechnung mit mehreren Steuersätzen erfasst du einmal pro Satz, jeweils mit dem Nettobetrag und der Steuer dieses Satzes. docket füllt dann nur Lieferant, Nummer und Datum aus.

Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer bekommst du die gezahlte MwSt nicht zurück. In einem solchen Workspace zählt eine Fremdkostenrechnung deshalb mit ihrer MwSt, im Projekt und bei der Weiterberechnung an den Kunden. Im Formular steht das als Vorsteuer abziehbar, vorbelegt aus dem USt.-Status des Workspaces am Rechnungsdatum (Administration → Einstellungen → Rechnungsstellung); bei einer einzelnen Rechnung kannst du es ändern. Eine erfasste Rechnung behält, womit sie gespeichert wurde.

KSK

Unterliegt ein Lieferant der deutschen Künstlersozialkasse, markiere das beim Lieferanten. docket zeigt dann bei jeder seiner Rechnungen die KSK-Abgabe an, berechnet mit dem offiziellen Satz des Rechnungsjahres. Österreich und die Schweiz kennen keine solche Abgabe, Workspaces dort sehen die Option daher nicht.

Kosten Projekten und Angeboten zuordnen

Ordne jede Position einem Projekt und Angebot zu. Erst dann taucht sie im Controlling des Projekts auf und zählt im Budget: in einem Betragsbudget mit, bei einem Stundenbudget daneben, gegen die angebotenen Fremdleistungen.

• Eine Position lässt sich auf mehrere Projekte/Angebote aufteilen.
• Mit Teilbeträgen ordnest du jedem Ziel nur einen Teil der Rechnung zu und markierst den passenden Bereich im PDF. So ist später klar, welche Posten wohin gegangen sind. docket zeigt den nicht zugeordneten Rest an.
• Pro Zuordnung entscheidest du mit Weiterberechnen, ob die Kosten an den Kunden weiterberechnet werden.
• Teilrechnung kennzeichnet eine Rechnung, die eine von mehreren des Lieferanten für denselben Auftrag ist.

Nur als Entwurf darf eine Position unzugeordnet bleiben. Jeder andere Status verlangt mindestens eine Zuordnung.

Löschst du ein Angebot, dem Fremdkosten zugeordnet sind, fragt docket, was mit ihnen passiert: auf ein anderes Angebot desselben Projekts verschieben oder die Zuordnung aufheben, dann gehen sie zurück auf Entwurf. An einem gelöschten Angebot bleiben keine Kosten hängen.

Status

1. Entwurf: gerade erfasst, noch nicht geprüft oder zugeordnet.
2. Zu klären: etwas stimmt nicht (falscher Betrag, unklares Projekt) und braucht eine Entscheidung.
3. In Ordnung: geprüft und korrekt zugeordnet.
4. Verarbeitet: abgeschlossen (z. B. bezahlt oder weiterberechnet).

docket hält fest, wann sich der Status zuletzt geändert hat. Die Liste lässt sich nach Status, Lieferant, Projekt, Angebot, verantwortlicher Person und Datum filtern.

Wo die Kosten auftauchen

Projekt → Controlling zeigt die Fremdkosten des Projekts und ihre Summe neben der gebuchten Zeit.

Mehr als angeboten

docket vergleicht die Fremdkosten, die auf ein bestätigtes Angebot gebucht sind, weiterberechnet oder nicht, mit den Fremdleistungen, die dieses Angebot verkauft hat (ohne optionale Positionen). Ein Angebot ohne Fremdleistungen, auf das Kosten gebucht sind, liegt darüber.

• Projekt → Controlling zeigt Fremdkosten, z. B. „1.500,00 € von 800,00 € angeboten, davon 300,00 € nicht weiterberechnet“, rot, sobald sie darüber liegen.
• Auftragswesen listet die laufenden Aufträge, deren Fremdkosten darüber liegen, den mit der größten Überschreitung zuerst: bestätigte Angebote ohne gestellte Schlussrechnung, aus welchem Jahr auch immer.
• Der Forecast zeigt die gebuchten Fremdkosten jedes bestätigten Angebots in Fremdk. gebucht, rot markiert, wenn sie darüber liegen. Fremdleistungen daneben ist, was das Angebot oder die Rechnung selbst aufführt.

Fremdkosten-PDF für den Kunden

Im Tab Auftragswesen des Projekts bietet jedes Angebot ein Fremdkosten-PDF, das du deiner Rechnung als Nachweis beilegen kannst. Es enthält:

• eine Übersichtsseite: eine Zeile pro Lieferantenrechnung (Datum, Rechnungsnummer, Lieferant, der diesem Angebot zugeordnete Betrag), KSK-Abgaben, wo sie anfallen, und die Gesamtsumme;
• die Lieferantenrechnungen selbst. Bei Kosten mit Teilbeträgen nur die relevanten Seiten, mit markierten zugeordneten Bereichen.

Hinein kommen nur Kosten, die auf Weiterberechnen stehen, diesem Angebot zugeordnet und kein Entwurf mehr sind. Das PDF ist in der Sprache des Angebots (Deutsch oder Englisch).

Lieferanten

Lieferanten verwaltest du unter Administration → Lieferanten: ein Name, dazu die KSK-Markierung, wo sie zutrifft. Du kannst einen Lieferanten auch direkt anlegen, indem du beim Erfassen von Fremdkosten seinen Namen ins Lieferantenfeld tippst. Ein Lieferant mit Rechnungen lässt sich nicht löschen.