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Reports mit Kunden teilen

Gib einem Kunden einen schreibgeschützten Link zu gebuchter Zeit, Budget und auf Wunsch den Tickets eines Projekts. Ohne Login.

Statt Stunden für einen Kunden zu exportieren, schickst du ihm einen geteilten Link: eine schreibgeschützte Webseite mit der gebuchten Zeit des Projekts, immer aktuell. Jede Person mit dem Link kann sie öffnen, ein docket-Login ist nicht nötig.

Öffne Projekt → Controlling → Zeiteinträge und klicke auf Teilen. Das dürfen nur Projektmanager und Admins, weil ein Link das Budget zeigen kann. Lege fest, was der Link zeigt:

  • Budget anzeigen: das Projektbudget und den Wert der gebuchten Zeit. Ist die Option aus, zeigt der Report nur Stunden. Ein Budget in Stunden ist kein Geld und wird in jedem Fall gezeigt.
  • Personen anzeigen: wer jeden Eintrag gebucht hat. Ist die Option aus, erscheinen die Einträge ohne Namen.
  • Tickets anzeigen: die Tickets des Projekts mit Nummer, Titel und offen/erledigt, als ausklappbare Liste unter dem Report. Beschreibungen, Kommentare und Zuständige werden nie geteilt. Standardmäßig aus.
  • Link läuft ab (optional): der letzte Tag, an dem der Link funktioniert. Ab dem Folgetag öffnet er nichts mehr, als wäre er gelöscht.

Kopiere den Link und schick ihn los. Die URL enthält ein langes zufälliges Token, sie lässt sich also nicht erraten.

Was der Kunde sieht

Einen schreibgeschützten Report mit:

  • einer Übersicht über die gebuchte Zeit des Projekts (und das Budget, falls aktiviert),
  • einer Monatsansicht,
  • den einzelnen Zeiteinträgen mit Datum, Ticket und Beschreibung, immer auf dem aktuellen Stand,
  • den Tickets mit Nummer, Titel und offen/erledigt, falls aktiviert.

Sonst nichts: kein Zugang zu deinem Workspace, keine anderen Projekte, keine Sätze über das hinaus, was die Optionen erlauben.

Es sich anders überlegen

  • Ändere die Optionen jederzeit. Der Link bleibt derselbe, die sichtbaren Daten ändern sich sofort.
  • Setze das Enddatum oder verschiebe es in den Freigabeeinstellungen. Ein abgelaufener Link funktioniert wieder, sobald sein Enddatum in der Zukunft liegt.
  • Lösche den Link, dann funktioniert er sofort nicht mehr. Du kannst später einen neuen erstellen.

Gut zu wissen

  • Es gibt einen Link pro Projekt. Du kannst ihn mit mehreren Personen beim Kunden teilen.
  • Der Link zeigt nur gebuchte Zeit. Fremdkosten, Rechnungen und Prognosen sind nie Teil davon.