Der Abrechnungszyklus im Überblick

Jedes Projekt rechnet seine Arbeit in Zyklen ab. Ein Zyklus beginnt mit einem Angebot und endet mit der Schlussrechnung; alles dazwischen gehört dazu. Die Zyklen eines Projekts findest du im Tab Auftragswesen.

Vom Angebot zur Auftragsbestätigung

1. Schreibe das Angebot und veröffentliche es mit Veröffentlichen. Damit ist der Inhalt gesperrt; um etwas zu ändern, holst du es mit Zurück in den Bearbeitungsmodus wieder als Entwurf.
2. Der Kunde nimmt an. Nutze Angebot bestätigen am Angebot. Du kannst die unterschriebene Bestätigung des Kunden (ein PDF bis 2 MB) und eine Notiz anhängen.
3. docket erstellt die Auftragsbestätigung mit den Positionen des Angebots. Bestätigst du später erneut, wird sie aktualisiert statt doppelt angelegt. Veröffentliche sie, wenn sie rausgehen kann.
4. Ins Budget übernehmen. Gleich nach dem Bestätigen bietet docket an, was das Angebot verkauft hat, ins Projektbudget zu übernehmen: die Stunden seiner Stunden- und Tagespositionen (ein Tag sind 8 Stunden, ohne Fremdleistungen) oder seine Nettosumme mit Fremdleistungen und Provision, aufgeschlüsselt angezeigt, je nachdem, was das Budget zählt. Als Budget setzen beim ersten Angebot, Zum Budget addieren bei einem Nachtragsangebot. Optionale Positionen zählen nicht mit, ein Monatsbudget bleibt unberührt, und ein Angebot geht nur einmal ins Budget.

docket verschickt keine Dokumente per E-Mail an deinen Kunden: Öffne das PDF oder lade es herunter und schick es selbst. Verschicke nur veröffentlichte Dokumente.

Lieferscheine

Optional. Du erstellst sie aus der Auftragsbestätigung mit Lieferschein anlegen, so viele, wie du Teillieferungen machst. Sie übernehmen den Inhalt der Auftragsbestätigung.

Rechnungen

Rechnungen erstellst du aus der Auftragsbestätigung mit Rechnung anlegen. Welche Typen du anlegen kannst, hängt davon ab, was der Zyklus schon enthält:

Typ	Wann
Abschlagsrechnung	Abschlagsrechnung vor oder während der Arbeit: ein Prozentsatz oder ein fester Betrag der Gesamtsumme. Rabatte und Zuschläge des Angebots bleiben beim Auftrag. Soll eine Abschlagsrechnung einen haben, trägst du ihn dort selbst ein. Einen Rahmenvertrag nennt sie nur bei Kunden mit Häkchen Rahmenvertrag (Administration → Kunden → Auftragswesen). Nicht kombinierbar mit Teilrechnungen.
Teilrechnung	Teilrechnung nur über die Positionen, die du auswählst. So viele, wie du brauchst. Nicht kombinierbar mit einer Abschlagsrechnung.
Schlussrechnung	Schlussrechnung über die volle Gesamtsumme abzüglich allem, was in diesem Zyklus schon berechnet wurde (Rechnungen, die rausgegangen sind; Entwürfe zählen nicht). Danach nimmt der Zyklus keine Rechnungen mehr an.

Kein Angebot für diesen Auftrag? Erstelle eine Rechnung ohne Auftragsbestätigung. Sie kann die erfassten Zeiten als Positionen übernehmen. Sie bildet einen eigenen Zyklus und ist deshalb immer eine normale Rechnung: Abschlags- und Teilrechnungen gibt es nur zu einer Auftragsbestätigung, deren Schlussrechnung sie abzieht.

docket warnt, wenn die Rechnungen eines Zyklus die Angebotssumme übersteigen. Decken eine Abschlagsrechnung oder Teilrechnungen schon alles ab, bietet docket an, die Rechnung in die Schlussrechnung zu konvertieren.

Das Leben einer Rechnung

• Mit Veröffentlichen bekommt die Rechnung ihre Nummer und wird final. Projektmanager bereiten Rechnungen vor und dürfen einen Entwurf löschen; veröffentlichen dürfen nur Admins.
• Solange sie keine Nummer hat (als Entwurf), kannst du die Rechnung noch ändern oder löschen.
• Last-Minute-Korrektur: Du hast nach dem Veröffentlichen einen Fehler entdeckt, aber dein Kunde hat die Rechnung noch nicht? Ein Admin holt sie zurück in den Bearbeitungsmodus. Sie behält ihre Nummer; du korrigierst, was falsch ist (Datum, Positionen, Beträge, Adresse), und veröffentlichst sie erneut. docket fragt, was falsch ist, und lässt dich bestätigen, dass der Kunde sie noch nicht bekommen hat. Beides wird mit dem bisherigen PDF aufbewahrt und im Editor unter Frühere Versionen angezeigt. Während der Korrektur lässt sie sich nicht löschen, damit ihre Nummer in der Reihe bleibt. Nicht möglich, wenn die Schlussrechnung sie schon verrechnet hat.
• Korrigieren: Der Kunde hat sie schon? Dann wird eine veröffentlichte Rechnung nicht mehr bearbeitet, so müssen Rechnungen geführt werden. Korrigieren storniert sie und öffnet eine Kopie als neuen Entwurf im selben Zyklus. Korrigiere sie dort, veröffentliche die Stornorechnung und die korrigierte Rechnung (jede bekommt ihre eigene Nummer) und schick deinem Kunden beide.
• Als bezahlt markieren, sobald das Geld eingeht, optional mit Zahlungsdatum. Versehentlich markiert, oder die Bank hat die Zahlung zurückgebucht? Zahlung zurücknehmen (nur Admins) macht die Rechnung wieder offen; Nummer, PDF und E-Rechnung bleiben, wie sie rausgegangen sind.
• Beim Stornieren wird eine gestellte Rechnung nie gelöscht: docket erstellt eine Stornorechnung, die sie Zahl für Zahl aufhebt und beim Veröffentlichen eine eigene Nummer bekommt. Stornieren lassen sich nur veröffentlichte Rechnungen.
• Ist die Schlussrechnung raus, bleiben die Rechnungen davor, wie sie sind. Um dann eine Abschlags- oder Teilrechnung zu stornieren, stornierst du zuerst die Schlussrechnung, dann die frühere Rechnung, und stellst eine neue Schlussrechnung. So ändert sich die Schlussrechnung, die dein Kunde hat, nie. Ohne Schlussrechnung lässt sich jede stornieren; die Schlussrechnung rechnet später ab, was eine stornierte berechnet hatte.
• Eine veröffentlichte Rechnung, die nach ihrem Fälligkeitsdatum noch unbezahlt ist, ist überfällig. Das Fälligkeitsdatum ist das Rechnungsdatum plus Zahlungsziel: das eigene des Kunden (Administration → Kunden → Auftragswesen) oder das deines Workspace (Administration → Einstellungen → Rechnungsstellung, 14 Tage, solange du es nicht änderst). Es wird beim Veröffentlichen auf die Rechnung geschrieben und aufs PDF gedruckt.

Der Zyklus in deiner Projektliste

Projektmanager und Admins sehen die Abrechnung eines Projekts in der Spalte Abgerechnet (ein- und ausblenden unter Anzeige → Abrechnung anzeigen): wie viel der bestätigten Angebote berechnet ist, rot, sobald etwas überfällig ist. Der Balken darunter umfasst alle verschickten Angebote: grün ist bezahlt, blau offen, rot überfällig, hellblau noch nicht berechnet, gestrichelt noch nicht bestätigt. Fährst du darüber, siehst du die Zahlen jedes Angebots. Entwürfe erscheinen nicht.

Die Liste und den Forecast kannst du nach dem Status eines Zyklus filtern:

Status	Bedeutung
Angebot im Entwurf	Das Angebot wird noch geschrieben.
Angebot verschickt	Das Angebot ist veröffentlicht.
Angebot bestätigt, Rechnung ausstehend	Der Kunde hat angenommen; noch nichts berechnet.
Rechnung offen	Eine veröffentlichte Rechnung wartet auf Zahlung.
Rechnung überfällig	Eine veröffentlichte Rechnung ist nach ihrem Fälligkeitsdatum unbezahlt.
Bezahlt	Eine Rechnung des Zyklus ist bezahlt.
Storniert	Das Angebot oder jede Rechnung des Zyklus wurde storniert.

Siehe auch

• Der Angebots- & Rechnungseditor: Phasen, Positionen, Leistungen und die Summen im Detail.
• Fremdkosten: Lieferantenrechnungen und wie sie ins Angebot gelangen.
• Benutzerrollen: wer was darf.