Kunden: Kontakte, Adressen & Zusatzfelder

Drei Arten von Kundendaten werden auf deine Angebote und Rechnungen gedruckt:

• Adressen: an wen die Dokumente gehen.
• Kontakte: die Personen auf Kundenseite.
• Zusatzfelder: zusätzliche Referenzen, die ein Kunde auf Dokumenten verlangt, etwa eine Bestellnummer.

Alle drei verwaltest du unter Administration → Kunden → (Kunde).

Adressen

Jedes Angebot und jede Rechnung geht an eine der Adressen des Kunden. Hat ein Kunde mehrere (Hauptsitz, Tochtergesellschaft, eigene Rechnungseinheit), legst du jede als eigene Adresse an und wählst beim Erstellen eines Dokuments eine aus. Jede Adresse braucht Straße, PLZ und Ort: Eine Rechnung muss die vollständige Anschrift des Kunden nennen. Ohne Empfänger drucken die Dokumente den Namen des Kunden. Eine Adresse kann die USt-IdNr. des Kunden tragen, die auf Rechnungen gedruckt wird.

Das Land wählst du aus der Liste, oder du lässt es bei Im eigenen Land. Dokumente drucken das Land in ihrer Sprache, also „Schweiz“ auf einer deutschen Rechnung und „Switzerland“ auf einer englischen.

Für E-Rechnungen bekommt eine Adresse eine Rechnungs-E-Mail und, wo der Kunde eine verlangt (die Leitweg-ID eines öffentlichen Auftraggebers), eine Käuferreferenz.

Jede Änderung an einer Adresse wird sofort gespeichert. Die Spalte Dokumente zählt die Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen an eine Adresse. Eine Adresse, die in Gebrauch ist, lässt sich nicht löschen, weil diese Dokumente sie drucken.

Ein Kunde kann ohne Adresse existieren, etwa für einen ersten Angebotsentwurf. Solange er keine hat, lässt sich aber kein Angebot verschicken oder bestätigen und keine Rechnung veröffentlichen. Eine Stornorechnung geht immer dorthin, wohin die stornierte Rechnung ging.

Besteuerung

Die Adresse legt auch fest, wie der Kunde besteuert wird (USt. im Adressformular). Mit USt. ist der Normalfall. EU-Reverse-Charge, Drittland und Steuerbefreit drucken auf Dokumenten an diese Adresse keine MwSt und ergänzen den Hinweis, den der Grund verlangt (beim Reverse-Charge-Verfahren „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“) als erste Zeile der Fußzeile. Nennt dein Fußzeilentext den Grund schon, ergänzt docket ihn nicht noch einmal. Ein „keine MwSt“ ohne Grund gibt es nicht.

EU-Reverse-Charge braucht die USt-IdNr. des Kunden an der Adresse, weil sie auf der Rechnung stehen muss. Ohne sie lässt sich die Adresse nicht speichern und eine Rechnung an sie nicht veröffentlichen.

Entwürfe folgen der Adresse; bereits verschickte Dokumente behalten, womit sie rausgegangen sind.

Kundennummern

Jede Adresse hat eine Kundennummer: auf E-Rechnungen und für dein Steuerbüro. docket vergibt die Nummern selbst, ab Kundennummern ab und weiter in der Schrittweite (Administration → Einstellungen → Rechnungsstellung), also mit 10000 und 10: 10000, 10010, 10020. Eine vergebene Nummer kommt nie ein zweites Mal: Die nächste ist die erste in der Schrittweite über der bisher höchsten, nach einer eingetragenen 10113 also 10120 und 10130.

Du hast schon Nummern, aus einem anderen Programm oder vom Steuerbüro? Hake Eigene Kundennummern an und trag die Nummer jeder Adresse selbst ein. Nimmst du den Haken später heraus, macht docket nach der höchsten weiter. Zwei Adressen eines Workspace haben nie dieselbe Nummer.

Kontakte

Kontakte sind die Personen beim Kunden, mit Name und Kontaktdaten. An einem Angebot oder einer Rechnung weist du die passenden Kontakte zu, dazu die Verantwortlichen auf deiner Seite. So steht auf jedem Dokument, für wen es ist und mit wem man sprechen kann. Kontakte können außerdem der Wert eines Zusatzfelder sein.

Zusatzfelder

Manche Kunden zahlen nur, wenn ein Dokument ihre Referenzen trägt: eine Bestellnummer, eine Kostenstelle, einen internen Projektcode, eine freigebende Person. Zusatzfelder werden pro Kunde definiert und haben:

• einen Namen, der als Beschriftung gedruckt wird, z. B. „Bestellnummer“,
• einen Typ: freier Text oder ein Ansprechpartner aus den Kontakten dieses Kunden (z. B. „Freigegeben von“),
• einen optionalen Standardwert.

Auf Angeboten und Rechnungen

Die Zusatzfelder eines Kunden erscheinen in der Editor-Seitenleiste jedes Dokuments für seine Projekte (Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine). Den Wert füllst du pro Abrechnungszyklus aus.

Gedruckt wird er im Infoblock oben rechts im PDF, neben Dokumentnummer und Daten. Felder vom Typ Ansprechpartner drucken den Namen der Person.

Beispiel: Lege beim Kunden ein Zusatzfeld „Bestellnummer“ (Text) an. Wenn seine Bestellung eintrifft, trägst du die Nummer in die Seitenleiste des Angebots ein. Sie steht dann auf dem Angebot, der Auftragsbestätigung und jeder Rechnung dieses Zyklus, und das System des Kunden kann deine Rechnung zuordnen.

Archivieren

Verlangt ein Kunde ein Feld nicht mehr, archivierst du es. Alte Dokumente behalten ihre Werte, neue fragen es nicht mehr ab.