Benutzerrollen & Berechtigungen

Jede Person in docket hat genau eine Rolle. Sie entscheidet, welche Bereiche jemand sieht, und vor allem, ob jemand Geld sieht: Sätze, Umsatz, Budgets und alles unter Auftragswesen.

Neue Nutzer starten als Basis, sofern du beim Anlegen keine andere Rolle wählst.

Die vier Rollen im Überblick

Jede Rolle kann alles, was die Rollen links von ihr können:

	Zeiterfasser	Basis	Projektmanager	Admin
Zeit buchen, mit Tickets arbeiten	✓	✓	✓	✓
Alle Projekte sehen	—	✓	✓	✓
Gebuchte Zeit der Kollegen in einem Projekt sehen	—	✓	✓	✓
Umsatz, Budgetbeträge, Sätze sehen	—	—	✓	✓
Auftragswesen (Angebote & Rechnungen)	—	—	✓	✓
Projekte anlegen, Projekteinstellungen bearbeiten	—	—	✓	✓
Rechnungen veröffentlichen	—	—	—	✓
Zeiteinträge anderer korrigieren oder verschieben	—	—	—	✓
Administration (Nutzer, Kunden, Ansprechpartner, Leistungen, Lieferanten, Abo, Integrationen)	—	—	—	✓

Zeiterfasser

Für Freelancer oder Externe, die nur Stunden erfassen.

• Sieht nur die Projekte, denen sie zugewiesen sind, direkt oder über den Kunden des Projekts, und nur die Tickets dieser Projekte (auch in der Suche).
• Sieht nur die eigene Zeit, auch in ihren Projekten, nicht die der Kollegen.
• Keine Sätze, kein Umsatz, keine Budgets, nichts unter Auftragswesen.

Basis

Die Standardrolle für Teammitglieder.

• Sieht alle Projekte und Tickets.
• Sieht in einem Projekt die Zeit, die alle darauf gebucht haben. Weil Basis-Nutzer jedes Projekt sehen, zeigt Zeiterfassung → Berichte die Zeit des ganzen Teams, filterbar nach Person. Ändern können sie nur die eigenen Einträge.
• Bucht Zeit, kommentiert, kann Tickets zugewiesen bekommen.
• Sieht keine Finanzdaten: keine Sätze, keinen Umsatz, nichts unter Auftragswesen. Das Controlling zeigt Stunden, kein Geld. Vom Budget sieht Basis nur, wie viel davon verbraucht ist und ob es überzogen ist, nicht das Budget selbst.

Projektmanager

Alles, was Basis kann, plus:

• Sieht Finanzdaten überall: Budgets, Umsatz, Sätze, Projekt-Controlling.
• Voller Zugriff aufs Auftragswesen: erstellt und bearbeitet Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Lieferscheine, löscht Entwürfe und markiert versendete Rechnungen als bezahlt.
• Legt Projekte an und bearbeitet Projekteinstellungen (Sätze, Budgets, Phasen, Labels, Jira-Verknüpfung).
• Verwaltet externe Kosten und kann einen neuen Lieferanten direkt im Fremdkosten-Formular anlegen.

Ein Projektmanager kann eine Rechnung vorbereiten, aber nur ein Admin kann sie veröffentlichen (ihr eine Nummer geben und sie finalisieren). Der Admin-Bereich ist Admins vorbehalten.

Admin

Alles, auch die Einstellungen für den ganzen Workspace:

• Der Admin-Bereich: Nutzer anlegen und bearbeiten, Rollen und Projektzuweisungen vergeben, ausscheidende Personen archivieren, Kunden, Kontakte, Leistungen & Sätze, Lieferanten und dein docket-Abo verwalten.
• Rechnungen veröffentlichen und eine veröffentlichte für eine letzte Korrektur in den Bearbeitungsmodus zurückholen, solange sie nicht bezahlt oder storniert ist. Eine gestellte Rechnung kann niemand löschen; storniere sie stattdessen.
• Die Zeiteinträge aller korrigieren und falsch gebuchte unter Zeiterfassung → Berichte auf ein anderes Ticket verschieben.
• Projekte und Kunden löschen.
• Integrationen einrichten (z. B. Jira) und Account-Einstellungen wie Rechnungsnummerierung, Dokumentfußzeilen und dein Logo.

Admins können weder ihre eigene Rolle ändern noch sich selbst archivieren. Du kannst dich also nicht aussperren.

Die Rolle einer Person ändern

Administration → Nutzer → Person auswählen → Bearbeiten, im Feld Rolle die Rolle wählen und speichern. Die Person sieht die neue Navigation beim nächsten Laden einer Seite.

Welche Rolle passt?

• Bucht nur Stunden auf bestimmte Projekte → Zeiterfasser
• Macht die Arbeit → Basis
• Leitet Projekte und spricht mit Kunden über Geld → Projektmanager
• Verantwortet den Workspace → Admin (nur wenige Personen)