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E-Rechnung · XRechnung · ZUGFeRD

Jede Rechnung ist auch eine E-Rechnung.

Ab 2027 wird die E-Rechnung zwischen Unternehmen in Deutschland Schritt für Schritt Pflicht. In docket ist sie schon drin: Jede Rechnung eines deutschen Workspaces geht als ZUGFeRD-PDF raus, mit der XRechnung darin. Ihr schreibt Rechnungen wie immer. Den Rest macht docket.

14 Tage kostenlos testen Wie’s im Detail funktioniert

Ohne Karte, ohne Sales-Call. Rechnungen nach deutschem, österreichischem und Schweizer Recht.

Ein PDF für Menschen. XML für die Buchhaltung. Eine Datei.

ZUGFeRD & XRechnung

Sieht aus wie ein PDF. Ist eine E-Rechnung.

Beim Veröffentlichen schreibt docket eure Rechnung zweimal: als XRechnung und als ZUGFeRD-PDF, das dieselben Daten als XML in sich trägt. Euer Kunde öffnet ein ganz normales PDF, seine Buchhaltungssoftware liest die Zahlen direkt aus der Datei. Beide nennen dieselben Positionen, dieselbe Umsatzsteuer und dieselbe Summe wie das gedruckte PDF. Auf den Cent.

  • ZUGFeRD / Factur-X als PDF/A-3b, Profil EN 16931
  • XRechnung 3.0 (CII) zum Download und im Anhang der Mail, die euer Team beim Veröffentlichen bekommt
  • Geprüft mit den offiziellen Validatoren: KoSIT-Validator für die XRechnung, Mustang und veraPDF fürs ZUGFeRD-PDF
  • Kein Schalter, kein Zusatzmodul: jede Rechnung, für jeden Kunden

Die E-Rechnungspflicht in drei Daten.

Das Wachstumschancengesetz macht die E-Rechnung zwischen Unternehmen im Inland zur Pflicht, in Stufen. Gemeint ist eine strukturierte Rechnung nach der europäischen Norm EN 16931. XRechnung und ZUGFeRD sind genau das, ein normales PDF ist es nicht.

Seit 1.1.2025

Empfangen können

Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen annehmen können. Auch eure Agentur, auch wenn ihr selbst noch PDFs schreibt.

Ab 1.1.2027

Ausstellen, ab 800.000 € Umsatz

Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Umsatz hatte, stellt Rechnungen an andere Unternehmen im Inland als E-Rechnung aus.

Ab 1.1.2028

Ausstellen, ohne Umsatzgrenze

Dann fällt die Grenze weg. Spätestens jetzt ist die E-Rechnung im B2B der Normalfall.

Das Kleingedruckte. Haben wir gelesen.

Eine E-Rechnung ist schnell erzeugt. Dass sie bei jeder Rechnungsart, jedem Steuerfall und jedem Kunden stimmt, ist die eigentliche Arbeit.

01

Jede Rechnungsart. Nicht nur die einfache.

Rechnung, Abschlags-, Teil- und Schlussrechnung, Storno: Jede wird eine E-Rechnung mit dem passenden Typ. Die Schlussrechnung zieht ab, was ihr vorher abgerechnet habt, auch im XML. Der Storno nennt die Rechnung, die er aufhebt.

RandnotizDie Zahlen im XML kommen aus derselben Rechnung wie die im PDF. Zwei Wahrheiten gibt es nicht.
02

Jeder Steuerfall.

Steuersatz pro Position, 19 % und 7 % in einer Rechnung. Reverse Charge in der EU, Drittland, steuerfrei und Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Jeder Fall bekommt die richtige Steuerkategorie und den Hinweis, der auch auf dem PDF steht.

RandnotizKleinunternehmer? Dann steht der Hinweis nach § 19 UStG im PDF und im XML. Gleiche Rechnung, gleiche Begründung.
03

Leitweg-ID? Kommt rein.

Jede XRechnung trägt eine Käuferreferenz. Bei öffentlichen Auftraggebern ist das die Leitweg-ID: einmal an der Rechnungsadresse des Kunden eintragen, fertig. Alle anderen bekommen die Bestellnummer aus dem Abrechnungszyklus oder ihre Kundennummer.

RandnotizDamit weiß die Buchhaltung eures Kunden, wohin die Rechnung gehört. Und muss nicht nachfragen.
04

Fehlt was, sagt docket es vorher.

Eine E-Rechnung muss mehr nennen als ein PDF: eure Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., IBAN und einen Ansprechpartner. Fehlt etwas, nennt docket beim Veröffentlichen alles auf einmal, und wo ihr es eintragt. Nicht erst, wenn der Kunde die Rechnung zurückschickt.

RandnotizEinmal in den Einstellungen gepflegt, gilt es für jede Rechnung danach.
05

Was rausgeht, bleibt so.

Beim Veröffentlichen friert docket PDF und XML ein und bewahrt beide so auf, wie sie rausgingen. Ihr findet sie an der Rechnung und im Workspace-Export, das XML neben dem PDF.

RandnotizNichts wird nachträglich erzeugt. Ein XML von heute trüge die Daten von heute, nicht die, die euer Kunde bekommen hat.
06

Eingehende E-Rechnungen tippt ihr nicht ab.

Ein Lieferant schickt ein ZUGFeRD- oder Factur-X-PDF? Hochladen, und das Fremdkosten-Formular füllt sich direkt aus der Datei: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Steuer. Ohne KI, auf den Cent. Ein normales PDF liest auf Wunsch eine KI, aber erst, wenn ein Admin das einschaltet.

RandnotizDanach verteilt ihr die Rechnung auf Projekte und reicht sie an den Kunden weiter. Wie immer.

Und in Österreich und der Schweiz?

Dort gibt es keine E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen. E-Rechnungen verlangt nur der Bund als Auftraggeber, über eigene Kanäle. docket rechnet trotzdem nach eurem Landesrecht und legt das XML nach EN 16931 dazu, wenn ihr es braucht.

Österreich

Rechnungen nach dem österreichischen UStG: Über 400 € brutto steht eure UID-Nr. drauf, über 10.000 € auch die eures Kunden. Fehlt eine, sagt docket es, bevor die Rechnung rausgeht. Kleinunternehmer inklusive. Das XML nach EN 16931 gibt’s zum Download, sobald die Rechnung alles dafür hat.

UID-Nr.20 · 13 · 10 %KleinunternehmerEN 16931-XML

Schweiz

Rechnungen in Franken oder Euro, mit Schweizer Zahlen und der QR-Rechnung als letzter Seite. Mit MWST-Nr. oder als „nicht MWST-pflichtig“, dann erwähnt die Rechnung die MWST gar nicht. Auch hier gibt’s das XML nach EN 16931 zum Download.

CHFQR-RechnungMWST-Nr.EN 16931-XML

Ihr arbeitet für öffentliche Auftraggeber in Österreich oder der Schweiz? Deren Kanäle bedient docket nicht. Sprecht mit uns: info@docket.rocks.

Kurz gefragt, kurz geantwortet.

Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht?

Empfangen können muss sie jedes Unternehmen in Deutschland seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müsst ihr sie für Rechnungen an andere Unternehmen im Inland ab dem 1. Januar 2027, wenn euer Umsatz im Vorjahr über 800.000 € lag, und ab dem 1. Januar 2028 ohne Umsatzgrenze. So regelt es das Wachstumschancengesetz.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Beide folgen der europäischen Norm EN 16931. Die XRechnung ist reines XML mit deutschen Zusatzregeln, gemacht für Software; ein Mensch braucht zum Lesen einen Viewer. ZUGFeRD ist ein PDF, das jeder öffnen kann, mit denselben Daten als XML darin. In Frankreich heißt dasselbe Format Factur-X. Beide sind Formate, die die E-Rechnungspflicht vorsieht, und docket schreibt beide.

Reicht ein PDF per Mail noch?

Noch ja: bis Ende 2026 für alle, bis Ende 2027 für alle mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz. Danach braucht es zwischen Unternehmen im Inland eine E-Rechnung. Das Schöne am ZUGFeRD-PDF: Es geht weiter per Mail raus und sieht aus wie immer.

Wie erstelle ich eine E-Rechnung mit docket?

Wie jede Rechnung: schreiben, veröffentlichen. In einem deutschen Workspace ist jede Rechnung automatisch auch eine E-Rechnung, ohne Schalter und ohne Zusatzmodul. Einmal hinterlegt ihr eure Firmendaten, die IBAN und einen Ansprechpartner. Was fehlt, sagt docket beim ersten Veröffentlichen. Die Einzelheiten stehen im Hilfe-Artikel zur E-Rechnung.

Brauche ich eine Leitweg-ID?

Nur für öffentliche Auftraggeber wie Bund, Länder und Kommunen. Die nennen euch ihre Leitweg-ID, ihr tragt sie an der Rechnungsadresse des Kunden ein, und docket schreibt sie in jede XRechnung an diese Adresse. Wie die Rechnung zum Auftraggeber kommt, etwa über sein Rechnungsportal, gibt er vor. Einen PEPPOL-Zugang hat docket nicht.

Was ist mit Kleinunternehmern?

Auch eure Rechnungen schreibt docket als E-Rechnung, mit dem Hinweis nach § 19 UStG im PDF und im XML. Empfangen können müsst ihr E-Rechnungen wie alle anderen. Ob ihr selbst welche ausstellen müsst, klärt ihr am besten mit eurer Steuerberatung. docket macht es so oder so.

Und in Österreich und der Schweiz?

Dort gibt es keine E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen, nur gegenüber dem Bund, über eigene Kanäle: in Österreich ebInterface oder PEPPOL, in der Schweiz eBill. Die bedient docket nicht. Österreichische und Schweizer Workspaces bekommen das XML nach EN 16931 als optionalen Download, Schweizer Rechnungen dazu die QR-Rechnung.

Eure nächste Rechnung ist eine E-Rechnung.

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Ohne Karte. Alles im Detail: E-Rechnungen in der Hilfe. Fragen vorab? info@docket.rocks.