Der Angebots- & Rechnungseditor

Im Tab Auftragswesen eines Projekts wird die Arbeit in Zyklen abgerechnet: ein Angebot, seine Auftragsbestätigung und die Rechnungen und Lieferscheine, die daraus folgen. Alle diese Dokumente nutzen denselben Editor.

Die Dokumentenkette und ihre Status

Ein Zyklus läuft Angebot → Auftragsbestätigung → Rechnung(en). Jedes Dokument durchläuft diese Status:

1. Entwurf: Nur Entwürfe sind bearbeitbar. Sobald ein Dokument den Entwurf verlässt, sind Inhalt, Rabatte und Summen gesperrt, ebenso alles im Panel Dokument (Datum, Texte, Adresse, Kontakte, Sprache, Zusatzfelder). Das Panel zeigt sie dann so, wie sie im PDF stehen.
2. Veröffentlicht: final und bereit zum Versand. Jetzt bekommt eine Rechnung ihre Nummer.
3. Bestätigt (nur Angebote): Der Kunde hat angenommen. docket erstellt daraus die Auftragsbestätigung; selbst legst du nie eine an. Das Projekt-Dashboard zeigt ein bestätigtes Angebot als Angebot bestätigt, Rechnung ausstehend.
4. Bezahlt (nur Rechnungen): Setze es, wenn das Geld eingeht. Überfällige Rechnungen werden automatisch markiert.

Ein Angebot, das der Kunde hat (verschickt oder bestätigt), lässt sich stornieren, ein Entwurf wird gelöscht. Beim Stornieren einer Rechnung entsteht eine Stornorechnung, die sie aufhebt. Den ganzen Ablauf als Diagramm zeigt Der Abrechnungszyklus im Überblick.

Projektmanager und Admins erstellen, bearbeiten und veröffentlichen Dokumente und markieren Rechnungen als bezahlt. Rechnungen veröffentlicht allerdings nur ein Admin. Projektmanager und Admins löschen ein Angebot, solange es Entwurf oder storniert ist, und eine Rechnung, solange sie Entwurf ist. Auftragsbestätigungen und Lieferscheine löscht ein Admin.

Phasen, Positionen, Leistungen

Ein Dokument hat drei Ebenen:

• Phasen: die großen Blöcke („Phase 1: Konzept“, „Phase 2: Umsetzung“), jede mit eigenem Titel, eigener Beschreibung und Zwischensumme. Der Kunde sieht dieselbe Struktur im PDF.
• Positionen: die Liefergegenstände in einer Phase („Design System“, „CMS-Setup“).
• Leistungen: die Preiszeilen in einer Position. Jede hat eine Leistung aus deiner Preisliste, eine Menge in Tagen oder Stunden und einen Satz (vorbelegt aus der Satz-Kaskade des Projekts, pro Zeile anpassbar).

Ein leeres Dokument fragt als Erstes nach seinem Aufbau:

• In Phasen: so viele Phasen, wie du brauchst. Eine Phase kann eigene Leistungen und Fremdkosten nebeneinander enthalten; jede Preiszeile sagt, was sie ist. Die richtige Wahl für alles Größere.
• Agentur- und Fremdleistungen: statt Phasen zwei feste Blöcke, Agenturleistung (was deine Agentur selbst leistet) und Fremdleistung (was du einkaufst und weiterberechnest). Gedacht für kleine, schnelle Angebote und Pauschalen.

Der Aufbau ist endgültig. Ein Dokument besteht entweder aus Phasen oder aus den beiden festen Blöcken, nie gemischt, und später wechseln geht nicht. Auftragsbestätigung und Rechnungen übernehmen den Aufbau ihres Angebots. Hast du dich vertan, leg ein neues Dokument an.

Ein leeres Angebot oder eine leere Rechnung kann auch aus einer Vorlage starten (siehe Vorlagen) und bekommt dann deren Aufbau.

Arbeiten im Editor

Oben über einem Dokument:

• Bearbeiten öffnet links neben dem Dokument die Leiste zum Bearbeiten, Kommentare rechts die Kommentare deines Teams. Es ist immer nur eine offen.
• Weitere Aktionen enthält Als Vorlage speichern, Zurück in den Bearbeitungsmodus (ein veröffentlichtes Dokument wird wieder Entwurf), Last-Minute-Korrektur (eine veröffentlichte Rechnung, die dein Kunde noch nicht hat, geht mit ihrer Nummer zurück in den Bearbeitungsmodus), Rechnung korrigieren und Angebot stornieren / Rechnung stornieren. Angeboten wird nur, was das Dokument gerade erlaubt.
• Veröffentlichen macht den Entwurf final. docket bewahrt das PDF so auf, wie es rausging, egal was Briefkopf, Adresse oder Fußtexte später sagen. Eine veröffentlichte Rechnung behält außerdem ihre Beträge und ihr Fälligkeitsdatum (Rechnungsdatum plus Zahlungsziel des Kunden oder des Workspace, aufgedruckt).

Die Bearbeiten-Leiste zeigt die Einstellungen des Dokuments (Ansprechpartner, Datum, Sprache, Adresse, Intro- und Schlusstext, Zusatzfelder des Kunden), bis du eine Phase, einen Block, eine Position oder eine Preiszeile anklickst oder mit + hinzufügst. Dann bearbeitet sie das. Über den Pfad oben (z. B. Dokument › Phase 1 › 1.2 Layout) kommst du zurück.

Außerdem im Editor:

• Optionale Teile: Eine Phase, Position oder Preiszeile kann optional sein. Der Kunde sieht sie, sie ist aber nicht in der Summe enthalten. Das passt für Upsells und Alternativen. Bei einer Phase geht das über Optionale Phase direkt unter ihrem Titel. Die Blöcke Agenturleistung und Fremdleistung können nicht als Ganzes optional sein.
• Rabatt / Aufschlag auf das ganze Dokument.
• MwSt pro Zeile. Ein Dokument startet mit dem Standardsatz deines Workspace, und jede Preiszeile kann einen anderen deiner Sätze wählen (etwa Druck zu 7 % neben Gestaltung zu 19 %). Eine Leistung kann einen eigenen Startsatz haben, dann beginnen „Druck“-Zeilen ohne Klick bei 7 %. Auf einem gemischten Dokument nennt jede Zeile ihren Satz, und das PDF weist die MwSt je Satz mit dem zugehörigen Nettobetrag aus, dazu den Bruttobetrag. Ein Angebot mit nur einem Satz endet bei der Nettosumme. Rabatte, Aufschläge, Abschlagszahlungen und die Abzüge der Schlussrechnung werden genauso auf die Sätze verteilt. Ob überhaupt MwSt anfällt, entscheidet die Kundenadresse (siehe Kunden: Kontakte, Adressen & Zusatzfelder). Sätze und steuerliche Behandlung werden festgeschrieben, sobald das Dokument den Entwurf verlässt.
• Ein freier Fußtext pro Dokument (Konditionen, Lieferhinweise).
• Eine Sprache pro Dokument (Deutsch oder Englisch). Beschriftungen und PDF richten sich danach.
• Die Zusatzfelder des Kunden (z. B. eine Bestellnummer) werden im PDF gedruckt (siehe Kunden: Kontakte, Adressen & Zusatzfelder).

Der Rechnungseditor zeigt pro Zeile angebotene und abgerechnete Mengen, also wie viel vom Angebot jede Rechnung verbraucht.

Vorlagen

Eine Vorlage hebt den Inhalt eines Dokuments für das nächste auf: Phasen (oder die beiden festen Blöcke) mit Positionen und Preiszeilen, Intro- und Schlusstext und die Einstellung „Zwischensummen der Positionen im PDF zeigen“. Rabatte und Aufschläge gehören nicht dazu. Eine aus einem Angebot gespeicherte Vorlage wird für Angebote angeboten, eine aus einer Rechnung für Rechnungen.

• Speichern: Weitere Aktionen → Als Vorlage speichern. Gib einen Namen und optional eine Notiz an und wähle, ob die Vorlage für alle Kunden oder nur für den Kunden dieses Dokuments gilt.
• Im Dokument nutzen: Ein leeres Angebot oder eine leere Rechnung zeigt unter Oder mit einer Vorlage starten die Vorlagen für alle Kunden und die des eigenen Kunden. Ein Klick füllt das Dokument. Eine Rechnung zu einer Auftragsbestätigung übernimmt deren Positionen, deshalb starten nur Rechnungen ohne Auftragsbestätigung aus einer Vorlage.
• Aus der Liste nutzen: Auftragswesen → Vorlagen zeigt alle Vorlagen, gruppiert nach Alle Kunden und je Kunde. Verwenden fragt nach dem Projekt (bei einer Kundenvorlage eines der Projekte dieses Kunden), legt dort einen Entwurf an und öffnet ihn. Eine so angelegte Rechnung beginnt einen eigenen Abrechnungszyklus.
• Preise: Leistungszeilen merken sich nur Leistung und Menge. Bepreist werden sie mit den Sätzen des Projekts, in dem du die Vorlage nutzt, also bringt eine Vorlage nie einen alten Satz oder den eines anderen Kunden mit. Freie Zeilen und Pauschalen behalten ihre Beträge. Wurde eine Leistung aus der Vorlage inzwischen gelöscht, steht das in der Liste: Ihre Zeilen würden nichts kosten.
• Ändern: Starte ein Dokument aus der Vorlage, pass es an und wähle Weitere Aktionen → Als Vorlage speichern und dann „…“ mit diesem Angebot aktualisieren (bzw. mit dieser Rechnung). Name, Notiz und Kunde änderst du unter Auftragswesen → Vorlagen, wo du Vorlagen auch löschst. Schon aus einer Vorlage entstandene Dokumente ändern sich dabei nicht.

Abschlags- und Stornorechnungen nehmen keine Vorlage: Ihr Inhalt kommt aus dem Angebot bzw. aus der Rechnung, die sie stornieren.

Projektmanager und Admins speichern, ändern und löschen Vorlagen, auch die von Kolleg:innen.

Rechnungsnummern

• Ein Entwurf hat keine Nummer. Sein PDF zeigt einen Platzhalter und ist als Entwurf gekennzeichnet.
• Die Nummer wird beim Veröffentlichen vergeben, fortlaufend und lückenlos pro Workspace. Gelöschte Entwürfe verbrauchen keine Nummer.
• Ein optionales, datumsbasiertes Präfix kommt aus deinen Kontoeinstellungen: Ein Jahrespräfix macht aus 20034 die Nummer 2026-20034.
• Muss die Nummer von anderswo kommen (etwa aus einer bestehenden ERP-Nummernfolge), aktiviere Eigene Rechnungsnummer unter Administration → Einstellungen → Rechnungsstellung. Die eigene Nummerierung von docket ist dann aus: Beim Veröffentlichen gibst du die Nummer ein, und docket prüft nur, dass sie noch frei ist.

Firmenweite Dokumenteinstellungen

Unter Administration → Einstellungen → Rechnungsstellung legst du fest, was auf jedem PDF steht (Briefkopf, Bankverbindung, USt-IdNr., Logo), und welche MwSt-Sätze eine Zeile wählen kann. Einer davon ist der Standard, mit dem neue Dokumente und Zeilen starten. Das Entfernen eines Satzes ändert kein Dokument: Ausgestellte Dokumente behalten ihre Sätze, und eine Entwurfszeile mit diesem Satz behält ihn (angezeigt als „nicht mehr angeboten“), bis du einen anderen wählst.

Ändert sich ein Satz per Gesetz, leg den neuen an und mach ihn ab dem Stichtag zum Standard. Den alten entfernst du, sobald nichts mehr dazu abgerechnet wird. Prüf Entwürfe für Arbeit nach dem Stichtag.

Land: Deutschland, Österreich oder die Schweiz, also der Sitz deiner Firma. Du wählst ihn bei der Registrierung, die Einrichtung fragt noch einmal nach. Davon hängt ab, wie deine Steuernummern auf den Dokumenten heißen („UID-Nr.“ in Österreich, „MWST-Nr.“ in der Schweiz), welcher Hinweis auf Dokumenten ohne MwSt steht und wie Zahlen geschrieben werden (CHF 1'234.50 in der Schweiz). Eine österreichische Rechnung über 400 € brutto lässt sich nur mit deiner UID-Nr. veröffentlichen, über 10.000 € brutto auch nur mit der des Kunden. Ein Schweizer Workspace hat kein EU-Reverse-Charge: Kunden im Ausland laufen unter „Ausland“. Ein neues Land bringt seine MwSt-Sätze mit, außer du hast sie schon angepasst. Wie die Währung steht das Land fest, sobald das erste Dokument oder der erste Fremdkostenbeleg existiert.

Schweizer QR-Rechnung: Ein Schweizer Workspace trägt dort seine IBAN oder QR-IBAN und die Adresse des Kontoinhabers ein. Jede Rechnung bekommt dann die QR-Rechnung als letzte Seite, sobald sie ihre Nummer hat, mit dem fälligen Betrag und der Kundenadresse als Zahler. Mit einer QR-IBAN ist die Referenz eine QR-Referenz aus der Rechnungsnummer, sonst eine Creditor Reference (RF…).

Währung: Euro, in der Schweiz Schweizer Franken oder Euro, für jeden Betrag im Workspace. Leg sie vor dem ersten Dokument oder Fremdkostenbeleg fest, danach ist sie fix.

USt.-Status: wann du Kleinunternehmer warst (in der Schweiz: Nicht MWST-pflichtig) und wann du MwSt berechnet hast, jeweils ab einem Datum; der erste Eintrag gilt auch für alles davor. An den Tagen, an denen du Kleinunternehmer bist, berechnen Dokumente an Kunden in deinem Land keine MwSt, und ihr Fußtext beginnt mit dem Hinweis, den das Recht deines Landes verlangt. Ein Schweizer Dokument erwähnt die MWST dann gar nicht. Kunden im Ausland behalten ihre Behandlung. Grenze überschritten? Füg „Regelbesteuerung“ ab dem Tag hinzu (Hinzufügen), ab dem du MwSt berechnest, umgekehrt genauso. Ein neuer Status beginnt nach deinem letzten ausgestellten Dokument und deinen letzten Fremdkosten, und einen mit Dokumenten oder Fremdkosten in seinem Zeitraum kannst du nicht mehr löschen (das Schloss sagt, warum): Ausgestellte Dokumente ändern sich nie. Entwürfe ziehen sofort mit.

• Einstellungen → Texte: die Texte, die ein Dokument in seiner Sprache zeigt, also die Fußtexte für Angebote und Rechnungen und die Dokumenttitel („Rechnung“, „Final Invoice“, …), Deutsch und Englisch nebeneinander.
• Einstellungen → Schrift: standardmäßig Inter, oder deine eigene Schrift (TrueType oder OpenType, je Schnitt hochgeladen). Lade nur eine Schrift hoch, deren Lizenz das Einbetten in die PDFs erlaubt, die du verschickst; docket kann Schriften nicht für dich lizenzieren.

Rechnungstypen

Wenn du in einem Zyklus eine Rechnung erstellst, wählst du ihren Typ. docket hält die Typen innerhalb eines Zyklus stimmig (Abschlags- und Teilrechnungen lassen sich zum Beispiel nicht mischen).

Eine Rechnung zu einem Angebot zeigt, worin sie davon abweicht: Blau steht nicht im Angebot, Gelb ist anders als im Angebot; eine Zeile über dem Dokument sagt, welche Farben vorkommen. Eine Rechnung ohne Angebot markiert nichts.

Abschlagsrechnung

Berechnet einen Teil der Angebotssumme vor oder während der Arbeit, als Prozentsatz oder festen Betrag. Gedacht für Vereinbarungen wie „50 % bei Auftragserteilung“.

Teilrechnung

Berechnet ausgewählte fertige Positionen des Angebots zu ihrem tatsächlichen Wert. Sie beginnt mit jeder Position angehakt, die noch keine frühere Rechnung abgerechnet hat; bei dem, was noch nicht fällig ist, nimmst du den Haken heraus. Die abgerechneten Mengen werden mitgeführt, sodass die nächste Teilrechnung dort weitermacht, wo die letzte aufgehört hat.

Eine Position, die du einer Rechnung hinzufügst, ist angehakt. Eine Rechnung ohne Angebot berechnet alles, was sie enthält, und zeigt deshalb gar keine Haken.

Schlussrechnung

Schließt den Zyklus ab. Sie enthält das komplette Angebot einschließlich unterwegs hinzugekommener Positionen und führt alle vorherigen Abschlags- und Teilrechnungen als Abzüge auf, sodass der Kunde sieht, was noch zu zahlen ist. Danach nimmt der Zyklus keine Rechnungen mehr an.

Stornorechnung

Macht eine veröffentlichte Rechnung ungültig: Sie verweist auf die ursprüngliche Rechnung, spiegelt deren Inhalt und bekommt eine eigene Nummer. Das Original wird als storniert markiert; gelöscht oder neu nummeriert wird nichts.

Wo die Finanzseite anknüpft

• Ein bestätigtes Angebot zählt im Umsatz-Forecast. Ins Budget des Projekts kommt es über den Dialog nach Angebot bestätigen: Als Budget setzen oder Zum Budget addieren.
• Die Projektliste zeigt in der Spalte Abgerechnet, wie weit die Zyklen eines Projekts abgerechnet sind (siehe Abrechnungszyklus).
• Dem Angebot zugeordnete Fremdkosten lassen sich als PDF-Paket für den Kunden exportieren (siehe Fremdkosten).