Export für die Buchhaltung (DATEV)

Unter Auftragswesen → Export übergibt ein Admin einen Zeitraum als eine ZIP-Datei an die Kanzlei.

Was im ZIP liegt

• Jede Rechnung, die im Zeitraum ausgestellt wurde, so wie sie rausging: das PDF und, wo die Rechnung eine hat, ihre E-Rechnung (XML). Stornierte Rechnungen und ihre Stornorechnungen sind beide dabei, denn beide werden gebucht.
• Alle Fremdkosten des Zeitraums mit dem Status In Ordnung oder Verarbeitet, als die Datei, die hochgeladen wurde. Entwürfe und Kosten, die noch Zu klären sind, bleiben draußen: Sie können sich noch ändern.
• Eine Liste (CSV, öffnet sich in Excel): eine Zeile je Beleg und Steuersatz mit Nummer, Datum, Kunde oder Lieferant, Netto, Steuer, Brutto und Fälligkeit.

Ein Beleg gehört in den Zeitraum, in dem sein Belegdatum liegt: das Rechnungsdatum oder das Datum auf der Rechnung des Lieferanten. Ein Zeitraum ist höchstens ein Jahr lang.

docket merkt sich, welche Belege ein Export enthielt. Exportierst du einen Zeitraum noch einmal, markiert die Liste sie als schon exportiert, damit die Kanzlei sie nicht doppelt bucht. Das ZIP selbst bleibt einen Tag lang abrufbar.

Der DATEV-Buchungsstapel

Standardmäßig aus: Die Kanzlei bekommt die Belege und die Liste und bucht selbst.

Ein Admin schaltet ihn unter Administration → Integrationen → DATEV ein. Von da an liegt im ZIP zusätzlich ein Buchungsstapel im DATEV-Format (EXTF_Buchungsstapel_….csv), den die Kanzlei in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen einliest. Einmal braucht docket dafür:

• die Beraternummer und die Mandantennummer, unter denen euch die Kanzlei führt,
• den Monat, in dem euer Wirtschaftsjahr beginnt,
• die Konten: ein Erlöskonto je Steuersatz und je Art von Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer (Reverse Charge, Drittland, Kleinunternehmer …), ein Aufwandskonto für Fremdkosten, je eines für Lieferanten im Ausland (siehe unten) und je ein Sammelkonto für Kunden und Lieferanten.

Das Formular trägt auf Wunsch die Standardkonten des SKR03 oder SKR04 ein. Fragt eure Kanzlei, ob sie passen, und nach den beiden Sammelkonten, für die es keine Standardnummer gibt.

So bucht docket:

Beleg	Buchung
Rechnung	Brutto je Steuersatz: Sammelkonto Kunden (Soll) an das Erlöskonto. Ohne Steuerschlüssel, deshalb gehören steuerpflichtige Erlöse auf ein Automatikkonto wie 8400 oder 4400.
Stornorechnung	Dasselbe im Haben.
Fremdkosten	Brutto: Sammelkonto Lieferanten (Haben) an das Aufwandskonto, mit dem Vorsteuerschlüssel 9 (19 %) oder 8 (7 %). Ohne Schlüssel bei jedem anderen Satz und wenn ihr die Vorsteuer nicht abziehen konntet.
Fremdkosten aus dem Ausland, Rechnung ohne Umsatzsteuer	Die Steuer schuldet ihr (§ 13b UStG): Sammelkonto Lieferanten (Haben) an das Konto für Lieferanten im EU-Ausland oder im Drittland. Ohne Steuerschlüssel, deshalb gehören hierhin Automatikkonten wie 3123 und 3125 (SKR03) oder 5923 und 5925 (SKR04).

Eigenes Konto je Kunde und Lieferant. Ohne eigenes Konto läuft jeder Kunde über das Sammelkonto Kunden und jeder Lieferant über das Sammelkonto Lieferanten. Führt eure Kanzlei je Kunde oder Lieferant eine Debitoren- oder Kreditorennummer, tragt sie als DATEV-Konto beim Kunden (Administration → Kunden) oder beim Lieferanten (Administration → Lieferanten) ein: Der Stapel bucht dann auf dieses Konto. Im ZIP liegt dazu die Datei EXTF_Debitoren-Kreditoren.csv mit Name und Anschrift zu jedem dieser Konten. Die Kanzlei liest sie vor dem Buchungsstapel ein.

Lieferanten im Ausland. Beim Lieferanten sagt Besteuerung der Rechnungen, ob er im EU-Ausland oder im Drittland sitzt. Seine Rechnungen ohne Umsatzsteuer werden dann als Reverse Charge gebucht, eine mit Umsatzsteuer wie jede andere.

docket entscheidet nichts je Position und schreibt nichts fest: Die Kanzlei prüft den Stapel, bevor sie ihn bucht. Drei Dinge sollte sie wissen:

• Ein Stapel je Wirtschaftsjahr. Ein Zeitraum über den Beginn eures Wirtschaftsjahrs hinweg ergibt zwei Dateien.
• Belege ohne Konto fehlen im Stapel, etwa eine Rechnung mit einem Steuersatz, für den ihr kein Erlöskonto hinterlegt habt. Die Liste sagt das in ihrer Spalte Im Buchungsstapel.
• Die Belegdateien reisen nicht im Stapel mit. DATEV nimmt sie getrennt entgegen, deshalb liegen sie im ZIP daneben.

Zugang für die Kanzlei

Eure Kanzlei kann den Export selbst herunterladen, ohne dass jemand von euch ihn verschickt. Sie bekommt dafür kein docket-Konto und kostet keinen Platz.

Ein Admin lädt sie unter Auftragswesen → Export → Zugang für eure Kanzlei mit ihrer E-Mail-Adresse ein. Die Kanzlei bekommt eine Mail mit einem Link (sieben Tage gültig) und meldet sich damit an. Nach der ersten Anmeldung fordert sie unter der Adresse eures Workspace mit /kanzlei am Ende jederzeit selbst einen neuen Link an, der 30 Minuten gilt. Geht die Einladung vorher verloren, schickt ihr sie mit Link erneut senden noch einmal. Ein Passwort gibt es nicht.

Angemeldet sieht die Kanzlei nur das: den Zeitraum zur Auswahl, wie viele Rechnungen und Fremdkosten er enthält, und die Liste der bisherigen Exporte. Nichts sonst von docket.

Die Kanzlei fordert den Export für einen Zeitraum an. docket stellt das ZIP im Hintergrund zusammen und schreibt ihr eine Mail, sobald es bereitliegt. Die Mail enthält nicht die Datei, sondern einen Link zur Anmeldung: Heruntergeladen wird im Zugang, in der Liste der bisherigen Exporte. Die Datei wird 24 Stunden aufbewahrt, danach fordert die Kanzlei den Export einfach neu an. Jede Kanzlei lädt nur herunter, was sie selbst angefordert hat. Jeder ihrer Exporte steht bei euch unter Frühere Exporte mit dem Namen der Kanzlei.

Zugang entziehen beendet ihn sofort, auch eine offene Anmeldung. Bis zu fünf Zugänge je Workspace.

Verwandt: Fremdkosten · E-Rechnungen