Nummern holen
Beraternummer, Mandantennummer, der Beginn eures Wirtschaftsjahrs und die Konten, auf die gebucht werden soll, darunter je ein Sammelkonto für Kunden und Lieferanten.
DATEV · Buchungsstapel · Belege
Der Monat für die Kanzlei. In einer Datei.
docket packt alle Rechnungen und Fremdkosten eines Zeitraums in ein ZIP: die Belege, eine Belegliste und auf Wunsch den Buchungsstapel im DATEV-Format, den eure Kanzlei in DATEV einliest. Niemand tippt eine Rechnung ein zweites Mal ab.
Ohne Karte, ohne Sales-Call. Der Export ist im Preis enthalten.
Was die Kanzlei bekommt.
Ein ZIP je Zeitraum
Belege, Liste, Buchungsstapel.
Ihr wählt den Monat, das Quartal oder das Jahr, und docket sammelt, was in diesem Zeitraum ausgestellt und geprüft wurde. Die Zahlen sind die der Belege selbst: Was auf der Rechnung steht, steht in der Liste und im Stapel.
- Jede Ausgangsrechnung so, wie sie rausging: als PDF, deutsche Rechnungen als ZUGFeRD mit der XRechnung daneben
- Stornierte Rechnungen und ihre Stornorechnungen, denn beide werden gebucht
- Jede geprüfte Eingangsrechnung als die Datei, die euer Lieferant geschickt hat
- Eine Belegliste als CSV: Nummer, Datum, Kunde oder Lieferant, Netto, Steuer und Brutto je Steuersatz, Fälligkeit
- Der Buchungsstapel im DATEV-Format (EXTF), eine Zeile je Beleg und Steuersatz
Einmal einrichten. Danach ein Klick im Monat.
Ohne Buchungsstapel braucht der Export keine Einrichtung: Belege und Liste gibt es sofort. Für den Stapel fragt ihr eure Kanzlei nach ein paar Nummern.
Eintragen
Unter Integrationen den Buchungsstapel einschalten und die Konten hinterlegen. Die Standardkonten des SKR03 oder SKR04 trägt docket auf Knopfdruck ein, die beiden Sammelkonten nennt die Kanzlei.
Exportieren
Zeitraum wählen, exportieren, ZIP an die Kanzlei. docket merkt sich, welche Belege schon dabei waren.
Was eure Kanzlei wissen will.
01
docket kontiert nicht. Es setzt eure Konten ein.
Ihr hinterlegt ein Erlöskonto je Steuersatz und je Art von Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer, etwa Reverse Charge oder Drittland, dazu ein Aufwandskonto für Fremdkosten. docket bucht jede Rechnung brutto auf das Konto ihres Steuerfalls und entscheidet nichts je Position.
RandnotizDer Stapel ist nicht festgeschrieben. Die Kanzlei prüft ihn und bucht um, was sie anders haben will.
02
SKR03, SKR04 oder die Konten eurer Kanzlei.
Die Standardkonten beider Kontenrahmen sind hinterlegt, zum Beispiel 8400 und 4400 für Erlöse mit 19 %. Führt eure Kanzlei andere Konten oder längere Kontonummern, tragt ihr ihre ein: vier bis acht Stellen, wie DATEV sie nimmt, die Sammelkonten mit einer Stelle mehr.
RandnotizSteuerpflichtige Erlöse gehören auf Automatikkonten. Die tragen ihre Umsatzsteuer selbst.
03
Sammelkonten, und eigene Konten, wo ihr sie braucht.
Kunden und Lieferanten laufen über je ein Sammelkonto. Ihr müsst nicht für jeden Fotografen und jede Druckerei ein Kreditorenkonto anlegen, und im Buchungstext steht trotzdem, von wem der Beleg ist. Führt eure Kanzlei Debitoren- oder Kreditorennummern, tragt ihr sie beim Kunden oder Lieferanten ein.
RandnotizDie Belegnummer steht im Belegfeld 1, die Fälligkeit der Rechnung im Belegfeld 2.
04
Vorsteuer mit Schlüssel, ohne Raten.
Fremdkosten bucht docket mit dem Steuerschlüssel ihres Satzes, 19 % oder 7 %. Konntet ihr die Vorsteuer nicht abziehen, etwa als Kleinunternehmer, geht der Beleg brutto ohne Schlüssel in den Aufwand.
RandnotizRechnungen von Lieferanten im Ausland ohne Umsatzsteuer (§ 13b) bucht docket auf ein eigenes Konto, das ihr dafür hinterlegt.
05
Kein Beleg doppelt, keiner stillschweigend weg.
Exportiert ihr einen Zeitraum noch einmal, markiert die Liste, was schon in einem früheren Export lag. Fehlt für einen Beleg ein Konto, bleibt er aus dem Stapel und die Liste sagt es.
RandnotizNachträglich geprüfte Fremdkosten aus dem Vormonat? Zeitraum noch einmal exportieren, die neuen stehen unmarkiert in der Liste.
06
Abschläge, Zahlungen, Kostenstellen: was nicht drin ist.
Eine Abschlagsrechnung bucht docket wie jede Rechnung auf das Erlöskonto ihres Steuerfalls, nicht auf erhaltene Anzahlungen; die Schlussrechnung geht mit ihrem Restbetrag in den Stapel. Zahlungseingänge und Kostenstellen exportiert docket nicht.
RandnotizBucht eure Kanzlei Abschläge anders, sieht sie die Rechnungsart in der Belegliste.
07
Abweichendes Wirtschaftsjahr.
Ihr sagt docket, in welchem Monat euer Wirtschaftsjahr beginnt. Reicht ein Zeitraum über diese Grenze, entstehen zwei Stapel, einer je Wirtschaftsjahr, weil DATEV das so verlangt.
RandnotizIm Kopf jedes Stapels stehen Berater, Mandant, Wirtschaftsjahr und Zeitraum.
08
Die Kanzlei holt den Export selbst.
Ihr ladet eure Kanzlei mit ihrer E-Mail-Adresse ein. Sie meldet sich per Link an, wählt den Zeitraum und lädt das ZIP herunter, ohne docket-Konto und ohne Platz, den ihr bezahlt. Sie sieht den Export und sonst nichts.
RandnotizJeder Download steht bei euch in der Liste der Exporte. Den Zugang entzieht ihr mit einem Klick.
Kurz gefragt, kurz geantwortet.
Ist das eine DATEV-Schnittstelle?
Es ist ein Dateiexport im DATEV-Format (EXTF), dem Format, das DATEV Kanzlei-Rechnungswesen als Buchungsstapel einliest. docket überträgt nichts selbst an DATEV: Ihr gebt das ZIP an eure Kanzlei, und sie liest den Stapel ein. Dafür braucht es bei DATEV keine Bestellung und keine Freischaltung.
Müssen wir Konten hinterlegen?
Nein. Ohne Konten enthält der Export die Belege und die Belegliste, und die Kanzlei bucht selbst. Den Buchungsstapel schaltet ihr ein, wenn eure Kanzlei ihn haben will.
Welche Belege kommen in den Export?
Alle Rechnungen, die im Zeitraum ausgestellt wurden, samt Stornorechnungen, und alle Fremdkosten mit dem Status „In Ordnung“ oder „Verarbeitet“. Entwürfe und Fremdkosten, die noch zu klären sind, bleiben draußen. Es zählt das Belegdatum.
Wandern die Belegbilder mit in DATEV?
Nicht im Buchungsstapel: Das DATEV-Format trägt Buchungen, keine Dateien. Die PDFs liegen im ZIP daneben, benannt nach Belegnummer, und die Kanzlei legt sie auf ihrem Weg ab.
Was ist mit Österreich und der Schweiz?
Workspaces in Österreich und der Schweiz bekommen die Belege und die Belegliste. Den Buchungsstapel im DATEV-Format gibt es für Workspaces in Deutschland.
Kann unsere Kanzlei den Export selbst herunterladen?
Ja. Ein Admin lädt sie mit ihrer E-Mail-Adresse ein, und sie meldet sich unter einer eigenen Adresse per E-Mail-Link an. Sie braucht kein docket-Konto, kostet keinen Platz und sieht nur den Export. Den Zugang könnt ihr jederzeit entziehen.
Wer darf exportieren, und was kostet es?
Admins, denn der Export enthält alle Rechnungen des Workspace. Er kostet nichts extra. Alle Preise auf der Preisseite.
Monatsende. Ein ZIP an die Kanzlei.
14 Tage kostenlos testenOhne Karte. Alles im Detail: der Export in der Hilfe. Fragen vorab? info@docket.rocks.
