Reports mit Kunden teilen

„Könnt ihr uns die Stunden vom letzten Monat schicken?“ – du musst nichts exportieren. Jedes Projekt kann einen shared report link haben: eine schreibgeschützte Webseite mit der gebuchten Zeit des Projekts, live aktualisiert, die du an jede Person außerhalb deines Arbeitsbereichs weitergibst – typischerweise den Kunden. Kein docket-Login nötig.

Einen Link erstellen

Öffne Project → Controlling → Timetrackings und klicke auf Share (Project Manager und Admins – ein Link kann das Budget zeigen, daher braucht es das Recht, es zu sehen). Beim Erstellen des Links gibt es nur eine Entscheidung: Was bekommt die Außenwelt zu sehen?

• Show budget – Geld einbeziehen: das Projektbudget und den Wert der gebuchten Zeit. Aus = der Report zeigt nur Stunden.
• Show people – einbeziehen, wer jeden Eintrag gebucht hat. Aus = Einträge erscheinen ohne Namen, was manche Teams für externe Zielgruppen bevorzugen.
• Show tickets – die Tickets des Projekts einbeziehen: Nummer, Titel und ob sie offen oder erledigt sind, als ausklappbare Liste unter dem Report. Beschreibungen, Kommentare und Zuständige werden nie geteilt. Standardmäßig aus.
• Link expires (optional) – wähle den letzten Tag, an dem der Link funktioniert. Ab dem Folgetag öffnet er nichts mehr, als wäre er gelöscht worden.

Kopiere den Link und schick ihn los. Die URL enthält ein langes zufälliges Token – sie lässt sich nicht erraten, und nur Personen, die den Link haben, können ihn öffnen.

Was der Kunde sieht

Ein aufgeräumter, schreibgeschützter Report mit:

• einer Übersicht über die gebuchte Zeit des Projekts (und das Budget, falls aktiviert),
• einer Monatsansicht, um Monat für Monat zu blättern,
• den einzelnen Zeiteinträgen mit Datum, Ticket und Beschreibung – immer der Live-Stand, nie ein veralteter Export,
• auf Wunsch den Tickets mit Nummer, Titel und offen/erledigt – damit auch „Wo stehen wir?“ beantwortet ist, nicht nur „Wie viel Zeit ist reingeflossen?“.

Sonst nichts: keine Navigation in deinen Arbeitsbereich, keine anderen Projekte, keine Sätze über das hinaus, was die Optionen erlauben.

Es sich anders überlegen

Du behältst auch nach dem Versand die Kontrolle:

• Ändere die Optionen jederzeit (z. B. das Budget nicht mehr zeigen) – der Link bleibt derselbe, die sichtbaren Daten ändern sich sofort.
• Setze das Enddatum in den Share-Einstellungen oder verschiebe es – ein abgelaufener Link öffnet sich wieder, sobald sein Enddatum in der Zukunft liegt.
• Lösche den Link, und er ist in dem Moment tot – wer ihn öffnet, bekommt nichts. Du kannst später jederzeit einen neuen erstellen.

Gut zu wissen

• Ein Link pro Projekt – ihn mit drei Leuten beim Kunden zu teilen ist in Ordnung; er ist ohnehin schreibgeschützt.
• Der Link zeigt gebuchte Zeit, nicht das Innenleben deines Controllings: Externe Kosten, Rechnungen und Prognosen sind nie Teil davon.