Der Angebots- & Rechnungseditor

Jedes Projekt hat einen Tab Accounting. Darin wird die Arbeit in Zyklen abgerechnet: ein Angebot, seine Auftragsbestätigung und die Rechnungen (und Lieferscheine), die daraus folgen. Alle diese Dokumente teilen sich denselben Editor – einmal lernen, überall nutzen.

Die Dokumentenkette und ihre Status

Ein Zyklus läuft typischerweise so: Angebot → Auftragsbestätigung → Rechnung(en).

Jedes Dokument durchläuft dieselben Stationen:

1. Draft – du arbeitest noch daran. Nur Entwürfe sind bearbeitbar: Sobald ein Dokument den Entwurfsstatus verlässt, sind Inhalt, Rabatte und Summen gesperrt.
2. Published – final und bereit, an den Kunden geschickt zu werden. In diesem Moment bekommt eine Rechnung ihre Nummer.
3. Angebote kennen zusätzlich Confirmed – der Kunde hat angenommen (ein bestätigtes Angebot ist das, was das Projekt-Dashboard als awaiting invoice zeigt), und docket erstellt daraus die Auftragsbestätigung.
4. Rechnungen kennen zusätzlich Paid – setze es, wenn das Geld eingeht; überfällige Rechnungen werden automatisch markiert.

Angebote und Rechnungen können außerdem storniert werden; beim Stornieren einer Rechnung entsteht eine Stornorechnung, die sie aufhebt. Den ganzen Ablauf als Diagramm findest du unter Der Abrechnungszyklus im Überblick.

Project Manager und Admins erstellen, bearbeiten und veröffentlichen Dokumente und markieren Rechnungen als bezahlt. Rechnungen sind die Ausnahme: Nur ein Admin veröffentlicht sie, und das Löschen eines Dokuments ist ebenfalls Admins vorbehalten.

Wie ein Dokument aufgebaut ist: Phasen, Positionen, Leistungen

Der Editor baut Dokumente aus drei Ebenen auf:

• Phasen – die großen Blöcke eines Angebots („Phase 1: Konzept“, „Phase 2: Umsetzung“). Jede Phase hat ihren eigenen Titel, eine Beschreibung und eine Zwischensumme. So denken Agenturen ohnehin über einen Pitch nach – und der Kunde sieht dieselbe Struktur im PDF.
• Positionen – die Liefergegenstände innerhalb einer Phase („Design System“, „CMS-Setup“).
• Leistungen – die Preiszeilen innerhalb einer Position: eine Leistung aus deiner Preisliste, eine Menge in Tagen oder Stunden und der Satz (vorbelegt aus der Satz-Kaskade des Projekts, pro Zeile anpassbar).

Neben den Phasen gibt es zwei besondere Blocktypen: Agency service und External service – für übergreifende Agenturhonorare und durchlaufende Kosten von Dritten.

Diese Entscheidung ist endgültig – triff sie, wenn du die erste Phase anlegst. Ein Dokument besteht entweder aus frei gestaltbaren Phasen (so viele du willst, benannt wie du willst) oder nutzt nur die beiden festen Blöcke Agency service und External service – nicht beides, und auch keine Mischung. Was du zuerst anlegst, legt das Modell für dieses Dokument fest; ein Wechsel zum anderen ist später nicht möglich. Das Modell Agency service / External service ist für schnelle, kleine Angebote gedacht, bei denen du keine eigene Phasenstruktur brauchst – für alles Größere greifst du zu frei gestaltbaren Phasen.

Nützliche Editor-Funktionen:

• Optionale Positionen: Markiere eine Position oder Preiszeile als optional – sie wird dem Kunden angezeigt, ist aber nicht in der Summe enthalten. Ideal für Upsells und Alternativen.
• Rabatt / Aufschlag auf das gesamte Dokument.
• Ein frei formulierter Fußtext pro Dokument (Konditionen, Lieferhinweise).
• Jedes Dokument hat eine Sprache (Deutsch oder Englisch) – Beschriftungen und das PDF richten sich danach.
• Custom Fields des Kunden (z. B. eine Bestellnummer) werden in der Seitenleiste ausgefüllt und im PDF gedruckt – siehe Kunden: Kontakte, Adressen & Custom Fields.

Der Rechnungseditor zeigt pro Zeile angebotene vs. abgerechnete Mengen, sodass du immer siehst, wie viel vom Angebot jede Rechnung verbraucht.

Rechnungsnummern

docket nummeriert Rechnungen so, wie es Buchhalter (und Prüfer) mögen:

• Ein Entwurf hat keine Nummer – das PDF zeigt einen Platzhalter und ist als Entwurf gekennzeichnet.
• Die Nummer wird beim Veröffentlichen vergeben, fortlaufend und lückenlos pro Workspace. Das Löschen von Entwürfen verbrennt nie eine Nummer.
• Ein optionales Präfix kommt aus deinen Kontoeinstellungen und ist datumsbasiert – z. B. macht ein Jahrespräfix aus 20034 die Nummer 2026-20034.
• Wenn deine Nummerierung von anderswo kommen muss (eine bestehende ERP-Nummernfolge), aktiviere custom invoice numbers in den Kontoeinstellungen: Beim Veröffentlichen wirst du dann nach der Nummer gefragt, und docket prüft nur, dass sie noch nicht vergeben ist.

Unternehmensweite Dokumenteinstellungen – Briefkopf, Bankverbindung, USt-IdNr., Logo – findest du unter Administration → Settings → Workspace; sie werden auf jedes PDF gedruckt. Die Texte, die ein Dokument in seiner eigenen Sprache zeigt – die Fußtexte für Angebote und Rechnungen und die Dokumenttitel („Rechnung“, „Final Invoice“, …) –, stehen unter Settings → Wording, Deutsch und Englisch nebeneinander. Die Schrift legst du unter Settings → Font fest: standardmäßig Inter oder eure eigene Schrift (TrueType oder OpenType, je Schnitt hochgeladen). Lade nur eine Schrift hoch, deren Lizenz das Einbetten in eure PDFs erlaubt – docket kann Schriften nicht für euch lizenzieren.

Rechnungstypen

Wenn du in einem Zyklus eine Rechnung erstellst, wählst du ihren Typ. docket hält die Typen innerhalb eines Zyklus konsistent (zum Beispiel lassen sich Abschlags- und Teilrechnungen nicht mischen):

Advance payment (Abschlagsrechnung)

Berechne einen Abschlag auf die Angebotssumme vor oder während der Arbeit – als Prozentsatz oder fester Betrag. Nutze sie für Vereinbarungen wie „50 % bei Auftragserteilung“.

Partial invoice (Teilrechnung)

Berechne bestimmte Positionen des Angebots, die fertig sind, zu ihrem tatsächlichen Wert. Die abgerechneten Mengen werden mitgeführt, sodass die nächste Teilrechnung dort weitermacht, wo die letzte aufgehört hat.

Final invoice (Schlussrechnung)

Schließt den Zyklus ab: Sie enthält das komplette Angebot – einschließlich Positionen, die unterwegs hinzugekommen sind – und führt alle vorherigen Abschlags-/Teilrechnungen als Abzüge auf, sodass der Kunde genau sieht, was noch zu zahlen ist. Nach der Schlussrechnung nimmt der Zyklus keine weiteren Rechnungen mehr an.

Cancellation invoice (Stornorechnung)

Macht eine veröffentlichte Rechnung auf konforme Weise ungültig: Sie verweist auf die ursprüngliche Rechnung, spiegelt deren Inhalt und bekommt eine eigene Nummer. Das Original wird als storniert markiert – nichts wird je gelöscht oder neu nummeriert.

Wo die Finanzseite anknüpft

• Ein bestätigtes Angebot speist das Budget des Projekts und den Umsatz-Forecast.
• Der Stand jedes Zyklus ist im Projekt-Dashboard als farbiger Punkt pro Zyklus sichtbar – von quote draft über invoice open/overdue bis paid.
• Dem Angebot zugeordnete Fremdkosten lassen sich als versandfertiges PDF-Paket für den Kunden exportieren (siehe Fremdkosten).