Fremdkosten

Immer wenn du etwas für ein Projekt einkaufst – Freelancer, Stockfotos, Druck, Hosting –, ist diese Lieferantenrechnung eine Fremdkosten-Position (External cost). Wenn du sie in docket erfasst, bleiben die Projektmargen ehrlich: Controlling zeigt nicht nur die gebuchten Stunden, sondern auch das Geld, das rausgegangen ist.

Fremdkosten findest du unter Accounting → External costs; sie sind nur für Project Manager und Admins sichtbar (Löschen ist Admins vorbehalten).

Eine Lieferantenrechnung erfassen

Jede Fremdkosten-Position braucht:

• einen Lieferanten – wähle einen aus oder lege ihn direkt an; die Rechnungsnummer muss pro Lieferant eindeutig sein, damit dieselbe Rechnung nicht doppelt durchrutscht,
• die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum,
• den Betrag und die Steuer,
• die Rechnungsdatei selbst (PDF) – das Anhängen des Dokuments ist Pflicht, damit das Original immer einen Klick entfernt ist.

Optional legst du eine verantwortliche Person fest – sie wird per E-Mail benachrichtigt, wenn ihr die Kosten zugewiesen werden (und immer, wenn die Verantwortung wechselt).

KSK

Unterliegt ein Lieferant der deutschen Künstlersozialkasse, markiere das beim Lieferanten. docket zeigt dann bei jeder seiner Rechnungen automatisch die KSK-Abgabe an, berechnet mit dem offiziellen Satz des Rechnungsjahres.

Kosten Projekten und Angeboten zuordnen

Fremdkosten werden erst nützlich, wenn du festlegst, zu welchem Projekt (und welchem Angebot) sie gehören. Diese Zuordnung sorgt dafür, dass die Kosten im Controlling des Projekts auftauchen und gegen sein Budget zählen.

• Eine Fremdkosten-Position kann auf mehrere Projekte/Angebote aufgeteilt werden.
• Mit Teilbeträgen ordnest du jedem Ziel nur einen Teil der Rechnung zu – und markierst den passenden Bereich direkt im PDF, damit später jeder sehen kann, welche Posten wohin gegangen sind. docket zeigt den nicht zugeordneten Rest an, sodass nichts unbemerkt durchfällt.
• Pro Zuordnung entscheidest du, ob die Kosten chargeable sind – also ob du sie an den Kunden weiterberechnest.
• Partial bill kennzeichnet eine Rechnung, die eine von mehreren des Lieferanten für denselben Auftrag ist.

Eine Fremdkosten-Position darf nur als Draft unzugeordnet bleiben – jeder andere Status verlangt mindestens eine Zuordnung.

Der Status-Workflow

Fremdkosten durchlaufen vier Status:

1. Draft – gerade erfasst, noch nicht geprüft oder zugeordnet.
2. To clarify – irgendetwas stimmt nicht (falscher Betrag, unklares Projekt) und es braucht eine Entscheidung.
3. OK – geprüft und korrekt zugeordnet.
4. Processed – nachgelagert abgehandelt (z. B. bezahlt / weiterberechnet); erledigt.

docket hält fest, wann sich der Status zuletzt geändert hat, und die Liste lässt sich nach Status, Lieferant, Projekt, Angebot, verantwortlicher Person und Datum filtern – „zeig mir alles, was aus dem letzten Monat noch zu klären ist“ ist also ein Filter entfernt.

Wo die Zahlen auftauchen

• Project → Controlling zeigt die Fremdkosten des Projekts und ihre Summe – neben der gebuchten Zeit, sodass du die gesamte Kostenseite des Projekts siehst.
• Als chargeable markierte Kosten solltest du beim Schreiben der Rechnung an den Kunden im Kopf behalten.

Das Fremdkosten-PDF – versandfertig für den Kunden

Wenn du Kosten weiterberechnest, will der Kunde meist einen Nachweis. docket bereitet ihn für dich vor: Im Tab Accounting des Projekts bietet jedes Angebot ein herunterladbares Fremdkosten-PDF mit

• einer Übersichtsseite – eine Zeile pro Lieferantenrechnung (Datum, Rechnungsnummer, Lieferant, der diesem Angebot zugeordnete Betrag), KSK-Abgaben, wo sie anfallen, und der Gesamtsumme,
• gefolgt von den Lieferantenrechnungen selbst – den angehängten PDFs, und bei Kosten mit Teilbeträgen nur den relevanten Seiten, mit markierten zugeordneten Bereichen.

Nur Kosten, die chargeable sind, diesem Angebot zugeordnet wurden und den Entwurfsstatus verlassen haben, kommen hinein – das Paket enthält also genau das, was der Kunde sehen soll, in der Sprache des Angebots (Deutsch oder Englisch), bereit zum Anhängen an deine Rechnung, ganz ohne PDFs von Hand zusammenzufügen.

Lieferanten

Lieferanten verwaltest du unter Admin → Suppliers – nur ein Name (und die KSK-Markierung, wo sie zutrifft). Erfasst du Fremdkosten von einem Lieferanten, der noch nicht in der Liste steht, tippe den Namen ins Lieferantenfeld, um ihn direkt anzulegen. Ein Lieferant mit Rechnungen kann nicht gelöscht werden, damit deine Daten konsistent bleiben.