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Der Abrechnungszyklus im Überblick

Wie aus einem Angebot eine Auftragsbestätigung, Lieferscheine und Rechnungen werden – und was docket unterwegs automatisch für dich erledigt.

Jedes Projekt rechnet seine Arbeit in Zyklen ab. Ein Zyklus beginnt mit einem Angebot und endet mit der Schlussrechnung; alles dazwischen gehört dazu. Alle Zyklen eines Projekts findest du im Tab Accounting.

Das vom Kunden bestätigte Angebot erzeugt automatisch die Auftragsbestätigung; daraus erstellst du optionale Lieferscheine und die Rechnungen: eine Abschlagsrechnung oder Teilrechnungen, danach die Schlussrechnung.

Vom Angebot zur Auftragsbestätigung

  1. Schreibe das Angebot und klicke auf Publish, sobald es final ist. Mit dem Veröffentlichen wird der Inhalt gesperrt – nur Entwürfe lassen sich bearbeiten. Musst du etwas ändern? Mit Back to edit mode wird es wieder zum Entwurf.
  2. Der Kunde nimmt an. Nutze Confirm quote am Angebot. Du kannst die unterschriebene Bestätigung des Kunden (ein PDF bis 2 MB) und eine Notiz anhängen.
  3. docket erstellt die Auftragsbestätigung für dich, mit den Positionen des Angebots. Bestätigst du später erneut, wird sie aktualisiert, statt eine zweite anzulegen. Veröffentliche sie, wenn sie rausgehen kann.

docket verschickt Dokumente nicht selbst per E-Mail an deinen Kunden: Öffne das PDF im Dokument oder lade es herunter und schicke es so raus, wie du es immer tust. Verschicke nur veröffentlichte Dokumente.

Lieferscheine

Optional. Du erstellst sie aus der Auftragsbestätigung (Create delivery note) – so viele, wie du Teillieferungen machst. Sie übernehmen den Inhalt der Auftragsbestätigung.

Rechnungen

Rechnungen erstellst du aus der Auftragsbestätigung (Create invoice). Welche Typen du anlegen kannst, hängt davon ab, was der Zyklus bereits enthält:

Typ Wann
Advance payment Vor der Arbeit: ein Prozentsatz oder ein fester Betrag der Gesamtsumme (Abschlagsrechnung). Nicht kombinierbar mit Teilrechnungen.
Partial invoice Rechnet nur die Positionen ab, die du auswählst (Teilrechnung). So viele, wie du brauchst. Nicht kombinierbar mit einer Abschlagsrechnung.
Final invoice Rechnet den Rest ab: die volle Gesamtsumme abzüglich allem, was in diesem Zyklus bereits berechnet wurde (Schlussrechnung) – also der Rechnungen, die rausgegangen sind; ein Entwurf zählt nicht. Danach nimmt der Zyklus keine weiteren Rechnungen mehr an.

Kein Angebot für diesen Auftrag? Erstelle eine Rechnung ohne Auftragsbestätigung – sie kann auch die erfassten Zeiten als Positionen übernehmen.

docket behält die Beträge im Blick: Es warnt, wenn die Rechnungen eines Zyklus die Angebotssumme übersteigen, und bietet an, die Rechnung in die Schlussrechnung zu konvertieren, wenn eine Abschlagsrechnung oder Teilrechnungen bereits alles abdecken.

Das Leben einer Rechnung

Eine Rechnung beginnt als Entwurf, kann freigegeben werden und geht zurück in den Entwurf oder wird gelöscht, bis sie veröffentlicht ist. Mit dem Veröffentlichen erhält sie ihre Nummer; von da an wird sie als bezahlt, storniert oder korrigiert markiert. Beim Stornieren entsteht eine Stornorechnung, die sie aufhebt; beim Korrigieren wird sie storniert und eine Kopie als neuer Entwurf geöffnet.

  • Mit Publish bekommt die Rechnung ihre Nummer und wird final. Project Manager bereiten Rechnungen vor und dürfen einen Entwurf löschen; Veröffentlichen ist Admins vorbehalten.
  • Solange sie noch keine Nummer hat (Entwurf oder freigegeben), kannst du die Rechnung noch ändern: eine freigegebene geht mit Back to edit mode zurück in den Bearbeitungsmodus, ein Entwurf lässt sich löschen.
  • Correct – nach dem Veröffentlichen einen Fehler entdeckt? Eine veröffentlichte Rechnung wird nicht mehr bearbeitet; so müssen Rechnungen geführt werden. Correct storniert sie und öffnet eine Kopie als neuen Entwurf im selben Abrechnungszyklus: Korrigiere sie dort, veröffentliche sowohl die Stornorechnung als auch die korrigierte Rechnung (jede bekommt ihre eigene Nummer) und schicke deinem Kunden beide.
  • Mark as paid, sobald das Geld eingeht – optional mit Zahlungsdatum.
  • Beim Stornieren wird eine gestellte Rechnung nie gelöscht: docket erstellt eine Stornorechnung, die sie Zahl für Zahl aufhebt und beim Veröffentlichen eine eigene Nummer bekommt. Nur veröffentlichte Rechnungen werden storniert – davor gibt es nichts aufzuheben.
  • Ist die Schlussrechnung raus, bleiben die Rechnungen davor, wie sie sind: Um dann eine Abschlags- oder Teilrechnung zu stornieren, stornierst du zuerst die Schlussrechnung, dann die frühere Rechnung, und stellst eine neue Schlussrechnung. So ändert sich die Schlussrechnung, die dein Kunde hat, nie. Ohne Schlussrechnung lässt sich jede stornieren – die Schlussrechnung rechnet später ab, was eine stornierte berechnet hatte.
  • Eine veröffentlichte Rechnung, die 14 Tage nach dem Rechnungsdatum noch unbezahlt ist, gilt als überfällig.

Der Zyklus auf einen Blick in deiner Projektliste

Jeder Zyklus erscheint in der Projektliste als farbiger Punkt (nur für Project Manager und Admins), damit du siehst, wie weit die Abrechnung ist, ohne das Projekt zu öffnen. Du kannst die Liste – und den Forecast – danach filtern.

Status Bedeutung
Quote draft Das Angebot wird noch geschrieben.
Quote sent Das Angebot ist veröffentlicht.
Quote confirmed, awaiting invoice Der Kunde hat angenommen; noch nichts berechnet.
Invoice open Eine veröffentlichte Rechnung wartet auf Zahlung.
Invoice overdue Eine veröffentlichte Rechnung ist 14 Tage nach dem Rechnungsdatum unbezahlt.
Paid Eine Rechnung des Zyklus ist bezahlt.
Canceled Das Angebot – oder jede Rechnung des Zyklus – wurde storniert.

Siehe auch