Schnellstart: Services, Kunden & Projekte

Fast alles in docket hängt an drei Bausteinen. Richte sie in dieser Reihenfolge ein, und der Rest der App – Zeiterfassung, Budgets, Angebote, Rechnungen – fügt sich von selbst:

1. Services – was du verkaufst, und zu welchem Tagessatz.
2. Customers – an wen du es verkaufst (und ihre Sonderpreise, falls vorhanden).
3. Projects – die eigentliche Arbeit, die einen Kunden mit deinen Services verbindet.

1. Services – deine Preisliste

Ein Service ist eine Art von Arbeit mit einem Tagessatz: „Senior Developer, 1.200 €“, „Design, 820 €“. Services sind in Service-Kategorien gruppiert (z. B. Development, Design), die Auswahllisten und Reports aufgeräumt halten.

Verwalte beides unter Admin → Services (nur Admins). Lege zuerst die Kategorien an – jeder Service braucht eine.

Services sind wichtiger, als sie aussehen:

• Jeder gebuchte Zeiteintrag braucht einen Service. Der Satz des Service × die gebuchte Zeit ist der Umsatz, den docket für diesen Eintrag berechnet.
• Jedes Teammitglied hat einen Service als Expertise – den Standardsatz der Person, der zum Beispiel beim Import von Zeiten aus Jira verwendet wird. Dein Arbeitsbereich startet mit einem Service „Managing Director“, damit der erste Account vom ersten Tag an funktioniert; ersetze oder ergänze ihn durch deine echte Preisliste.
• Markiere einen Service als non-billable für interne Arbeit, die keinen Umsatz erzeugen soll, und archiviere Services, die du nicht mehr verkaufst (die Historie bleibt erhalten).

2. Customers – für wen du arbeitest

Ein Kunde umfasst das Unternehmen, seine Adressen (die auf Angeboten und Rechnungen verwendet werden) und Kontakte.

Der kommerziell interessante Teil: kundenspezifische Sätze. Wenn du mit einem Kunden Sonderpreise vereinbart hast, überschreibe einzelne Servicesätze direkt beim Kunden – jedes neue Projekt für ihn startet dann mit diesen Preisen statt mit deinen Standardwerten.

Kunden haben außerdem Zuweisungen: Ein Nutzer mit der Rolle Timetracker sieht nur Projekte von Kunden (oder Projekte), denen er zugewiesen ist.

3. Projects – wo Arbeit und Geld zusammenkommen

Ein Projekt gehört zu genau einem Kunden und bekommt eine Projektnummer (PNR), die dir überall begegnet, von Zeitreports bis zu Rechnungen.

Wenn du ein Projekt anlegst, richtet docket die Arbeitsumgebung automatisch ein: Boards für die Planung plus ein erstes Ticket „General / Briefing“ – so kann ab der ersten Minute Zeit gebucht werden, noch bevor du echte Tickets geschrieben hast.

Am Projekt entscheidest du zwei Geldfragen:

• Budget – entweder in Stunden oder als Betrag, und entweder für das ganze Projekt oder pro Monat (für Retainer). Das Controlling misst die gebuchte Arbeit daran.
• Projektsätze – überschreibe Servicesätze noch einmal, nur für dieses Projekt (ein Festpreisdeal, ein Rabatt für genau dieses Engagement).

Wie Sätze weitergegeben werden

Wenn jemand Zeit bucht, ermittelt docket den Satz für den gewählten Service in dieser Reihenfolge – das Spezifischste gewinnt:

1. Projektsatz – für dieses Projekt festgelegt?
2. Kundensatz – mit diesem Kunden vereinbart?
3. Account-Standard – der normale Tagessatz des Service.

Jeder Zeiteintrag speichert den Satz, der bei der Buchung galt, und der Umsatz wird daraus berechnet (Tagessatz ÷ 8 Stunden). Das Controlling zeigt also immer echtes Geld, keine Annäherung – eines der Kernversprechen von docket.

Checkliste für die erste Stunde

1. Admin → Services: Lege deine Kategorien und Services mit echten Tagessätzen an.
2. Admin → Users: Gib jedem Teammitglied seine Expertise (Service).
3. Admin → Customers: Lege deinen ersten Kunden an, ergänze die Rechnungsadresse – und Sondersätze, falls du welche vereinbart hast.
4. Projects → New: Lege das Projekt an, setze das Budget, prüfe die Sätze.
5. Buche einen ersten Zeiteintrag auf das General-Ticket – und wirf dann einen Blick auf Project → Controlling, um zu sehen, wie die Zahlen fließen.