Benutzerrollen & Berechtigungen
Was Admins, Project Manager, Basic-Nutzer und Timetracker sehen und tun können.
Jede Person in docket hat genau eine Rolle. Die Rolle entscheidet, welche Bereiche der App sie sieht – und vor allem, ob sie Geld sieht: Sätze, Umsatz, Budgets und alles unter Accounting.
Neue Nutzer starten als Basic, sofern du beim Anlegen keine andere Rolle wählst.
Die vier Rollen im Überblick
Stell dir eine Leiter vor – jede Stufe enthält alles, was darunter liegt:
| Timetracker | Basic | Project Manager | Admin | |
|---|---|---|---|---|
| Zeit buchen, mit Tickets arbeiten | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Alle Projekte sehen | — | ✓ | ✓ | ✓ |
| Gebuchte Zeit anderer sehen | — | ✓ | ✓ | ✓ |
| Umsatz, Budgets, Sätze sehen | — | — | ✓ | ✓ |
| Accounting (Angebote & Rechnungen) | — | — | ✓ | ✓ |
| Projekte anlegen, Projekteinstellungen bearbeiten | — | — | ✓ | ✓ |
| Rechnungen veröffentlichen | — | — | — | ✓ |
| Admin-Bereich (Nutzer, Kunden, Kontakte, Services, Lieferanten, Abrechnung, Integrationen) | — | — | — | ✓ |
Timetracker
Die am stärksten eingeschränkte Rolle – gedacht für Freelancer oder Externe, die nur Stunden erfassen.
- Sieht nur die Projekte, denen sie zugewiesen sind – entweder direkt am Projekt oder über eine Zuweisung zum Kunden des Projekts – und nur die Tickets dieser Projekte, auch in der Suche.
- In Zeitlisten sieht sie nur die eigenen Einträge, nie die der Kolleg:innen.
- Keine Sätze, kein Umsatz, keine Budgets, kein Accounting.
Basic
Die Standardrolle für Teammitglieder.
- Sieht alle Projekte und Tickets und die gebuchte Zeit aller – volle Transparenz über die Arbeit.
- Bucht Zeit, kommentiert, bekommt Tickets zugewiesen.
- Sieht keine Finanzdaten: keine Sätze, keinen Umsatz, keine Budgets und nicht den Accounting-Bereich. Controlling-Seiten zeigen Stunden, kein Geld.
Project Manager
Alles, was Basic kann, plus die kommerzielle Seite:
- Sieht Finanzdaten überall: Budgets, Umsatz, Sätze, Projekt-Controlling.
- Voller Zugriff auf Accounting: Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Lieferscheine erstellen und bearbeiten, Entwürfe löschen – und versendete Rechnungen als bezahlt markieren.
- Legt Projekte an, bearbeitet Projekteinstellungen (Sätze, Budgets, Phasen, Labels, Jira-Verknüpfung).
- Verwaltet externe Kosten und legt einen neuen Lieferanten direkt im Fremdkosten-Formular an.
Eine bewusste Grenze: Ein Project Manager kann eine Rechnung vorbereiten, aber nur ein Admin kann sie veröffentlichen (ihr eine Nummer geben und sie finalisieren). Der Admin-Bereich – Nutzer, Kunden, Kontakte, Services, Lieferanten – ist Admins vorbehalten.
Admin
Alles, auch die Teile, die verändern, wie der ganze Arbeitsbereich funktioniert:
- Der Admin-Bereich: Nutzer anlegen, Rollen vergeben, ausscheidende Personen archivieren, Kunden, Kontakte, Services & Sätze, Lieferanten und dein docket-Abo verwalten.
- Rechnungen veröffentlichen – und eine veröffentlichte noch einmal zur letzten Korrektur in den Bearbeitungsmodus zurückholen, solange sie nicht bezahlt oder storniert ist. Eine gestellte Rechnung wird von niemandem gelöscht: Storniere sie stattdessen.
- Projekte und Kunden löschen.
- Integrationen einrichten (z. B. die Jira-Verbindung) und Account-Einstellungen wie Rechnungsnummerierung, Dokumentfußzeilen und dein Logo.
Admins können weder ihre eigene Rolle ändern noch sich selbst archivieren – du kannst dich also nicht aussperren.
Die Rolle einer Person ändern
Admin → Users → Person auswählen → Edit. Wähle die Rolle im Feld Role und speichere. Die Änderung gilt sofort – die Person sieht die neue Navigation beim nächsten Laden einer Seite.
Welche Rolle sollte ich vergeben?
- Jemand, der nur Stunden auf bestimmte Projekte bucht → Timetracker
- Ein Teammitglied, das die Arbeit macht → Basic
- Jemand, der Projekte leitet und mit Kunden über Geld spricht → Project Manager
- Jemand, der den Arbeitsbereich verantwortet → Admin (halte es bei wenigen Personen)