Kunden: Kontakte, Adressen & Custom Fields

Ein Kunde in docket ist mehr als ein Firmenname. Drei Arten von Kundendaten werden auf deine Angebote und Rechnungen gedruckt – richte sie einmal ein, und jedes Dokument kommt richtig heraus:

• Adressen – an wen die Dokumente adressiert sind.
• Kontakte – die Personen auf Kundenseite.
• Custom Fields – zusätzliche Referenzwerte, die ein Kunde auf Dokumenten verlangt, etwa eine Bestellnummer.

Alle drei verwaltest du unter Admin → Customers → (Kunde).

Adressen

Jedes Angebot und jede Rechnung wird an eine der Adressen des Kunden gerichtet. Größere Kunden haben oft mehrere – Hauptsitz, eine Tochtergesellschaft, eine andere Rechnungseinheit. Lege jede als eigene Adresse an; beim Erstellen eines Dokuments wählst du, an welche es geht. Eine Adresse kann außerdem die USt-IdNr. des Kunden tragen, die auf Rechnungen gedruckt wird.

Kontakte

Kontakte sind die Personen beim Kunden – mit Name und Kontaktdaten. An einem Angebot oder einer Rechnung weist du den oder die passenden Kontakte zu, und auf deiner Seite die intern Verantwortlichen. So steht auf einem Dokument immer, für wen es ist und mit wem man sprechen kann.

Kontakte haben zusammen mit Custom Fields noch einen zweiten Einsatzzweck – siehe unten.

Custom Fields

Manche Kunden verlangen auf jedem Dokument bestimmte Referenzen, bevor sie zahlen: eine Bestellnummer aus ihrem Bestellsystem, eine Kostenstelle, einen internen Projektcode, eine namentlich genannte freigebende Person. Genau dafür sind Custom Fields da.

Ein Custom Field wird pro Kunde definiert und hat:

• einen Namen – das, was als Beschriftung gedruckt wird, z. B. „Bestellnummer“,
• einen Typ – freier Text oder ein Kontakt, der aus den Kontakten dieses Kunden gewählt wird (z. B. „Freigegeben von“),
• einen optionalen Standardwert.

Was das für Angebote und Rechnungen bedeutet

Sobald ein Kunde Custom Fields hat, erscheinen sie in der Editor-Seitenleiste jedes Dokuments für die Projekte dieses Kunden (Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine). Den Wert füllst du pro Abrechnungszyklus aus – z. B. die Bestellnummer für genau diesen Auftrag.

Der Wert wird im Infoblock oben rechts im PDF gedruckt, direkt neben Dokumentnummer und Daten – dort, wo die Kreditorenbuchhaltung des Kunden danach sucht. Felder vom Typ Kontakt drucken den Namen der Person.

Beispiel – Kunde mit Bestellsystem: Lege beim Kunden ein Custom Field „Bestellnummer“ (Text) an. Wenn seine Bestellung eintrifft, trägst du die Bestellnummer in die Seitenleiste des Angebots ein – sie steht dann auf dem Angebot, der Auftragsbestätigung und jeder Rechnung dieses Zyklus, und das System des Kunden kann deine Rechnung automatisch zuordnen. Schluss mit „Rechnung abgelehnt, Bestellreferenz fehlt“.

Archivieren

Custom Fields lassen sich archivieren, wenn ein Kunde sie nicht mehr verlangt – alte Dokumente behalten ihre Werte, neue Dokumente fragen sie nicht mehr ab.