# Kunden: Kontakte, Adressen & Zusatzfelder Drei Arten von Kundendaten werden **auf deine Angebote und Rechnungen gedruckt**: - **Adressen**: an wen die Dokumente gehen. - **Kontakte**: die Personen auf Kundenseite. - **Zusatzfelder**: zusätzliche Referenzen, die ein Kunde auf Dokumenten verlangt, etwa eine Bestellnummer. Alle drei verwaltest du unter **Administration → Kunden → (Kunde)**. ## Adressen Jedes Angebot und jede Rechnung geht an eine der **Adressen** des Kunden. Hat ein Kunde mehrere (Hauptsitz, Tochtergesellschaft, eigene Rechnungseinheit), legst du jede als eigene Adresse an und wählst beim Erstellen eines Dokuments eine aus. Jede Adresse braucht Straße, **PLZ** und **Ort**: Eine Rechnung muss die vollständige Anschrift des Kunden nennen. Ohne **Empfänger** drucken die Dokumente den Namen des Kunden. Eine Adresse kann die **USt-IdNr.** des Kunden tragen, die auf Rechnungen gedruckt wird. Das **Land** wählst du aus der Liste, oder du lässt es bei *Im eigenen Land*. Dokumente drucken das Land in ihrer Sprache, also „Schweiz“ auf einer deutschen Rechnung und „Switzerland“ auf einer englischen. Für [E-Rechnungen](https://docket.rocks/doku/e-rechnungen) bekommt eine Adresse eine **Rechnungs-E-Mail** und, wo der Kunde eine verlangt (die Leitweg-ID eines öffentlichen Auftraggebers), eine **Käuferreferenz**. Jede Änderung an einer Adresse wird sofort gespeichert. Die Spalte **Dokumente** zählt die Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen an eine Adresse. Eine Adresse, die in Gebrauch ist, lässt sich nicht löschen, weil diese Dokumente sie drucken. Ein Kunde kann ohne Adresse existieren, etwa für einen ersten Angebotsentwurf. Solange er keine hat, lässt sich aber kein Angebot verschicken oder bestätigen und keine Rechnung veröffentlichen. Eine Stornorechnung geht immer dorthin, wohin die stornierte Rechnung ging. ### Besteuerung Die Adresse legt auch fest, **wie der Kunde besteuert wird** (**USt.** im Adressformular). *Mit USt.* ist der Normalfall. *EU-Reverse-Charge*, *Drittland* und *Steuerbefreit* drucken auf Dokumenten an diese Adresse keine MwSt und ergänzen den Hinweis, den der Grund verlangt (beim Reverse-Charge-Verfahren „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“) als erste Zeile der Fußzeile. Nennt dein Fußzeilentext den Grund schon, ergänzt docket ihn nicht noch einmal. Ein „keine MwSt“ ohne Grund gibt es nicht. *EU-Reverse-Charge* braucht die USt-IdNr. des Kunden an der Adresse, weil sie auf der Rechnung stehen muss. Ohne sie lässt sich die Adresse nicht speichern und eine Rechnung an sie nicht veröffentlichen. Entwürfe folgen der Adresse; bereits verschickte Dokumente behalten, womit sie rausgegangen sind. ### Kundennummern Jede Adresse hat eine **Kundennummer**: auf E-Rechnungen und für dein Steuerbüro. docket vergibt die Nummern selbst, ab **Kundennummern ab** und weiter in der **Schrittweite** (Administration → Einstellungen → Rechnungsstellung), also mit 10000 und 10: 10000, 10010, 10020. Eine vergebene Nummer kommt nie ein zweites Mal: Die nächste ist die erste in der Schrittweite über der bisher höchsten, nach einer eingetragenen 10113 also 10120 und 10130. Du hast schon Nummern, aus einem anderen Programm oder vom Steuerbüro? Hake **Eigene Kundennummern** an und trag die Nummer jeder Adresse selbst ein. Nimmst du den Haken später heraus, macht docket nach der höchsten weiter. Zwei Adressen eines Workspace haben nie dieselbe Nummer. ## Kontakte **Kontakte** sind die Personen beim Kunden, mit Name und Kontaktdaten. An einem Angebot oder einer Rechnung weist du die passenden Kontakte zu, dazu die Verantwortlichen auf deiner Seite. So steht auf jedem Dokument, für wen es ist und mit wem man sprechen kann. Kontakte können außerdem der Wert eines Zusatzfelder sein. ## Zusatzfelder Manche Kunden zahlen nur, wenn ein Dokument ihre Referenzen trägt: eine **Bestellnummer**, eine Kostenstelle, einen internen Projektcode, eine freigebende Person. Zusatzfelder werden **pro Kunde** definiert und haben: - einen **Namen**, der als Beschriftung gedruckt wird, z. B. „Bestellnummer“, - einen **Typ**: freier **Text** oder ein **Ansprechpartner** aus den Kontakten dieses Kunden (z. B. „Freigegeben von“), - einen optionalen **Standardwert**. ### Auf Angeboten und Rechnungen Die Zusatzfelder eines Kunden erscheinen in der **Editor-Seitenleiste jedes Dokuments** für seine Projekte (Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine). Den Wert füllst du pro Abrechnungszyklus aus. Gedruckt wird er im **Infoblock oben rechts im PDF**, neben Dokumentnummer und Daten. Felder vom Typ Ansprechpartner drucken den Namen der Person. **Beispiel:** Lege beim Kunden ein Zusatzfeld „Bestellnummer“ (Text) an. Wenn seine Bestellung eintrifft, trägst du die Nummer in die Seitenleiste des Angebots ein. Sie steht dann auf dem Angebot, der Auftragsbestätigung und jeder Rechnung dieses Zyklus, und das System des Kunden kann deine Rechnung zuordnen. ### Archivieren Verlangt ein Kunde ein Feld nicht mehr, **archivierst** du es. Alte Dokumente behalten ihre Werte, neue fragen es nicht mehr ab.