# Fremdkosten

Kaufst du etwas für ein Projekt ein (Freelancer, Stockfotos, Druck, Hosting), ist die
Lieferantenrechnung eine **Fremdkosten**-Position. In docket erfasst, erscheint sie
im Controlling des Projekts neben den gebuchten Stunden, und die Marge bleibt ehrlich.

Fremdkosten findest du unter **Auftragswesen → Fremdkosten**. Nur Projektmanager und Admins können
sie sehen und löschen.

## Eine Lieferantenrechnung erfassen

Jede Fremdkosten-Position braucht:

- einen **Lieferanten** (wähle einen aus oder tippe einen neuen Namen, um ihn anzulegen); die
  Rechnungsnummer muss pro Lieferant und Steuersatz eindeutig sein, damit dieselbe Rechnung nicht
  doppelt erfasst wird,
- die **Rechnungsnummer** und das **Rechnungsdatum**,
- den **Nettobetrag**, den **Steuersatz** und die **Steuer**, wie sie auf der Rechnung steht
  (docket rechnet sie aus Betrag und Satz vor, bis du sie einträgst),
- die **Rechnungsdatei (PDF)**, sie ist Pflicht.

Optional legst du eine **verantwortliche Person** fest. Sie bekommt eine E-Mail, wenn ihr die
Kosten zugewiesen werden, und jedes Mal, wenn die Verantwortung wechselt.

### Rechnungen in anderer Währung

Wähle die **Währung** der Rechnung und trage ihren Nettobetrag so ein, wie er dort steht. docket
rechnet den Nettobetrag zum EZB-Referenzkurs des Rechnungsdatums in die Währung deines Workspaces
um (am Wochenende oder Feiertag zum Kurs des letzten Arbeitstags). Deine Bank oder Karte hat
vielleicht etwas mehr oder weniger abgebucht: Kennst du diesen Betrag, trag ihn stattdessen ein,
docket behält ihn. Controlling und Budgets rechnen immer mit dem Betrag in der Workspace-Währung.

### Aus der Rechnung ausgefüllt

Enthält das PDF eine **E-Rechnung** (ZUGFeRD, Factur-X oder XRechnung), füllt docket Lieferant,
Rechnungsnummer, Datum, Nettobetrag und Steuersatz aus, sobald du die Datei auswählst. Einen
Lieferanten, den docket noch nicht kennt, legt es an. Felder, die du schon ausgefüllt hast,
bleiben, wie sie sind.

Für andere Rechnungen kann ein Admin unter **Administration → Integrationen → KI** das Auslesen mit KI
einschalten (**Lieferantenrechnungen mit KI lesen**). Klickst du unter der Datei auf **Mit KI auslesen**,
liest die KI die Rechnung und füllt die Angaben aus. Prüfe sie vor dem Speichern. Auf Wunsch wird so
jeder Upload ausgelesen.

Welche KI liest, legst du an derselben Stelle fest. Standard ist Mistral, ein KI-Anbieter in der
EU, über docket, im monatlichen KI-Kontingent des Workspaces (gemeinsam mit der [Zeiterfassung mit KI](https://docket.rocks/doku/zeiterfassung-mit-ki);
brauchst du mehr, schreib uns an info@docket.rocks). Mit einem eigenen API-Key von Mistral, OpenAI
oder Anthropic gehen die Rechnungen stattdessen an dein Konto dort, unter deinem Vertrag mit dem
Anbieter und ohne Monatsgrenze in docket. docket prüft den Key beim Speichern und speichert ihn
verschlüsselt. Auch jeder andere Dienst mit OpenAI-kompatibler Schnittstelle geht (eigener Server,
Azure OpenAI, IONOS …): Wähl **Anderer OpenAI-kompatibler Dienst** und trag seine Adresse (bis
`/v1`) und das Modell ein. So ein Dienst liest den Text eines PDFs, ein Scan ohne Textebene lässt
sich damit nicht lesen.

Eine Rechnung mit mehreren Steuersätzen erfasst du einmal pro Satz, jeweils mit dem Nettobetrag und
der Steuer dieses Satzes. docket füllt dann nur Lieferant, Nummer und Datum aus.

### Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer bekommst du die gezahlte MwSt nicht zurück. In einem solchen Workspace zählt
eine Fremdkostenrechnung deshalb **mit ihrer MwSt**, im Projekt und bei der Weiterberechnung an den
Kunden. Im Formular steht das als **Vorsteuer abziehbar**, vorbelegt aus dem USt.-Status des
Workspaces am Rechnungsdatum (Administration → Einstellungen → Rechnungsstellung); bei einer
einzelnen Rechnung kannst du es ändern. Eine erfasste Rechnung behält, womit sie gespeichert wurde.

### KSK

Unterliegt ein Lieferant der deutschen **Künstlersozialkasse**, markiere das beim Lieferanten.
docket zeigt dann bei jeder seiner Rechnungen die KSK-Abgabe an, berechnet mit dem offiziellen
Satz des Rechnungsjahres. Österreich und die Schweiz kennen keine solche Abgabe, Workspaces dort
sehen die Option daher nicht.

## Kosten Projekten und Angeboten zuordnen

Ordne jede Position einem **Projekt und Angebot** zu. Erst dann taucht sie im Controlling des
Projekts auf und zählt im Budget: in einem Betragsbudget mit, bei einem Stundenbudget daneben,
gegen die angebotenen Fremdleistungen.

- Eine Position lässt sich auf **mehrere Projekte/Angebote** aufteilen.
- Mit **Teilbeträgen** ordnest du jedem Ziel nur einen Teil der Rechnung zu und markierst den
  passenden Bereich im PDF. So ist später klar, welche Posten wohin gegangen sind. docket zeigt
  den **nicht zugeordneten Rest** an.
- Pro Zuordnung entscheidest du mit **Weiterberechnen**, ob die Kosten an den Kunden
  weiterberechnet werden.
- **Teilrechnung** kennzeichnet eine Rechnung, die eine von mehreren des Lieferanten für denselben
  Auftrag ist.

Nur als **Entwurf** darf eine Position unzugeordnet bleiben. Jeder andere Status verlangt mindestens
eine Zuordnung.

Löschst du ein Angebot, dem Fremdkosten zugeordnet sind, fragt docket, was mit ihnen passiert: auf
ein anderes Angebot desselben Projekts **verschieben** oder die Zuordnung **aufheben**, dann gehen
sie zurück auf Entwurf. An einem gelöschten Angebot bleiben keine Kosten hängen.

## Status

1. **Entwurf:** gerade erfasst, noch nicht geprüft oder zugeordnet.
2. **Zu klären:** etwas stimmt nicht (falscher Betrag, unklares Projekt) und braucht eine
   Entscheidung.
3. **In Ordnung:** geprüft und korrekt zugeordnet.
4. **Verarbeitet:** abgeschlossen (z. B. bezahlt oder weiterberechnet).

docket hält fest, wann sich der Status zuletzt geändert hat. Die Liste lässt sich nach Status,
Lieferant, Projekt, Angebot, verantwortlicher Person und Datum filtern.

## Wo die Kosten auftauchen

**Projekt → Controlling** zeigt die Fremdkosten des Projekts und ihre Summe neben der gebuchten
Zeit.

### Mehr als angeboten

docket vergleicht die Fremdkosten, die auf ein bestätigtes Angebot gebucht sind, **weiterberechnet
oder nicht**, mit den **Fremdleistungen**, die dieses Angebot verkauft hat (ohne optionale
Positionen). Ein Angebot ohne Fremdleistungen, auf das Kosten gebucht sind, liegt darüber.

- **Projekt → Controlling** zeigt **Fremdkosten**, z. B. „1.500,00 € von 800,00 € angeboten,
  davon 300,00 € nicht weiterberechnet“, rot, sobald sie darüber liegen.
- **Auftragswesen** listet die **laufenden Aufträge**, deren Fremdkosten darüber liegen, den mit der
  größten Überschreitung zuerst: bestätigte Angebote ohne gestellte Schlussrechnung, aus welchem
  Jahr auch immer.
- Der **Forecast** zeigt die gebuchten Fremdkosten jedes bestätigten Angebots in **Fremdk.
  gebucht**, rot markiert, wenn sie darüber liegen. **Fremdleistungen** daneben ist, was das Angebot
  oder die Rechnung selbst aufführt.

## Fremdkosten-PDF für den Kunden

Im Tab **Auftragswesen** des Projekts bietet jedes Angebot ein **Fremdkosten-PDF**, das du deiner
Rechnung als Nachweis beilegen kannst. Es enthält:

- eine **Übersichtsseite**: eine Zeile pro Lieferantenrechnung (Datum, Rechnungsnummer,
  Lieferant, der diesem Angebot zugeordnete Betrag), KSK-Abgaben, wo sie anfallen, und die
  **Gesamtsumme**;
- die **Lieferantenrechnungen** selbst. Bei Kosten mit Teilbeträgen nur die **relevanten
  Seiten**, mit markierten zugeordneten Bereichen.

Hinein kommen nur Kosten, die auf **Weiterberechnen** stehen, **diesem Angebot** zugeordnet und
kein Entwurf mehr sind. Das PDF ist in der Sprache des Angebots (Deutsch oder Englisch).

## Lieferanten

Lieferanten verwaltest du unter **Administration → Lieferanten**: ein Name, dazu die KSK-Markierung,
wo sie zutrifft. Du kannst einen Lieferanten auch direkt anlegen, indem du beim Erfassen von
Fremdkosten seinen Namen ins Lieferantenfeld tippst. Ein Lieferant mit Rechnungen lässt sich nicht
löschen.